Häufige Fragen

Wie lege ich einen neuen Kurs an?

Gehe zu Kurse > Kurstermine und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Wähle einen Kurstitel, füge eine Beschreibung hinzu und lege Start- und Enddatum, Wochentag, Uhrzeit, Standort fest. Im zweiten Reiter generierst du anhand dieser Details automatisch die Kurstage. Nach dem Speichern erscheint der Kurs in deiner Kursübersicht und – sofern verknüpft – automatisch auf deiner Webseite. Bei Dauerkursen erstelle zunächst eine Laufzeitvorlage, bevor du einen Kurstermin anlegst.

Wie kopiere ich bestehende Kurstermine, um schnell neue Kurse zu erstellen?

Über die Aktion „Kopieren“ kannst du einen bestehenden Kurstermin duplizieren. Alle Daten wie Kursleiter, Standort, Preise und Einstellungen werden übernommen, sodass du nur noch Zeitraum und den Kurstitel anpassen musst > im Reiter “Tage” schnell die neuen Tage generieren und speichern.
Beachte: Wenn du mit einer Abonnement-Kursreihe arbeitest, also Blockkurse als Kursreihe schaltest, legst du über “Aktion > Kopieren” jeweils den Folgekurs deines Erstkurses fest. Alle Erstkurse müssen in diesem Fall über “Anlegen” erstellt werden, da die Kursreihe durch “Aktion > Kopieren” gebildet wird.

Wie ändere ich den Kursleiter für einzelne Kurstage?

Öffne die Teilnehmerliste des Kurstermins und entferne oben links den bisherigen Kursleiter. Wähle anschließend den gewünschten Vertretungsleiter aus. Du kannst so einzelne Kurstage auswählen und den Kursleiter gezielt nur für diese Tage ändern. Falls bereits eine Abwesenheit für den regulären Kursleiter eingetragen wurde, kann dieser über den Schalter „Von Kursterminen auschecken“ automatisch abgemeldet werden. In der Teilnehmerliste kannst du oben links den neuen Vertretungsleiter auswählen. Im Dashboard hast du zudem die Möglichkeit, nach Kursen ohne Kursleiter zu filtern. So erkennst du auf einen Blick, für welche Kurse noch ein Ersatz benötigt wird.

Wie kann ich Teilnehmer zwischen Kursen umbuchen?

Blockkurse: über die Teilnehmerliste > … > „in anderen Kurstermin verschieben“.
Dauerkurse: direkt im Vertrag > Reiter Vertragsdaten, indem du in der Zeile „Kurs“ einen anderen Kurs mit gleicher Vertragslaufzeit auswählst.

Wie kann ich Kurse automatisch wiederholen lassen?

In der Kurserstellung kannst du im Abschnitt „Wiederholungen“ festlegen, ob und in welchem Rhythmus sich der Kurs wiederholen soll – z. B. wöchentlich, 14-tägig oder monatlich. kutego^® erstellt dann automatisch alle Folgetermine im angegebenen Zeitraum. Diese Funktion eignet sich besonders für fortlaufende Kursreihen oder Trainingsblöcke.

Wie kann ich die maximale Teilnehmerzahl eines Kurses festlegen?

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kurses findest du das Feld „Maximale Teilnehmerzahl“. Sobald diese Anzahl erreicht ist, wird der Kurs automatisch als ausgebucht markiert. Optional kannst du den Wartelistenmodus oder den Info-Agent aktivieren, damit sich weitere Interessenten vormerken oder über neue Angebote per E-Mail informiert werden können.

Wie verwalte ich Nachholtermine für Kursausfälle?

Unter Kurse > Nachholung kannst du kursübergreifend alle Nachholansprüche einsehen oder löschen. Zudem siehst du unterhalb der jeweiligen Teilnehmerliste eines Kurstermins alle Kunden, die für diesen Termin einen gültigen Nachholanspruch haben, und kannst Nachholer manuell einbuchen. Grundsätzlich ist das Nachholsystem jedoch darauf ausgelegt, dass der Kunde seine Nachholtermine selbstständig über seinen Kunden-Login verwaltet. Idealerweise hast du als Mitarbeiter keinen direkten Aufwand mit dem Nachholsystem. Der Kunde kann in seinem Login passende Nachholtermine auswählen und sich eigenständig einbuchen. Nach der Buchung erlischt sein Nachholanspruch automatisch.

Wie aktiviere ich Abonnements bzw. Kursreihen?

Um einzelne Blockkurse als Kursreihe anzulegen, aktiviere in der Kurskategorie den Schalter „Abonnement/Kursreihe“. Danach kannst du unter Kurse > Kurstermine den ersten Termin als Startkurs erstellen und über die Aktion „Kopieren“ einen Folgekurs hinzufügen, um die Kursreihe zu erweitern.

Wie ändere ich den Kursleiter für eine gesamte Kursreihe?

Bearbeite den entsprechenden Kurstermin und wähle einen neuen Dozenten aus. Änderungen an zukünftigen Terminen werden automatisch berücksichtigt.

Wie aktiviere ich Wartelisten für meine Kurse?

Im jeweiligen Kurstermin unter > Optionen kannst du die Wartelistenfunktion aktivieren. Dadurch wird der “Buchen”-Button bei einem ausgebuchten Kurs automatisch in den Button “Warteliste” umgewandelt. So gehen dir keine Kundeninformationen verloren, und interessierte Kunden können sich mit allen notwendigen Angaben, die du für die Rechnungserstellung benötigst, in die Warteliste eintragen. Die Interessenten auf der Warteliste findest du unterhalb der Teilnehmerliste des jeweiligen Kurstermins sowie kursübergreifend unter “Kurse > Wartelisten”. Du hast die Möglichkeit, Interessenten auf der Warteliste per Mitteilung anzuschreiben, ihnen ein Angebot für einen freigewordenen Kursplatz zu machen oder sie direkt per Rechnung einzubuchen.

Wie kann ich Feiertage oder Ferien im Kursplan blockieren?

Du hast die Möglichkeit, unter “Unternehmen > Standorte” einen Standort mit einem Bundesland anzugeben. Nachdem du das Bundesland ausgewählt hast, findest du im Reiter “Schließzeiten” eine Auflistung aller Feiertage und Ferien. Hier kannst du festlegen, ob der Standort an diesen Tagen geöffnet bleibt oder geschlossen ist.
In jedem Kurstermin, den du anlegst, steht dir der Schalter “Schließtage ausfallen lassen” zur Verfügung. Damit kannst du entscheiden, ob Schließtage bei diesem Kurs berücksichtigt werden sollen. Aktivierst du diesen Schalter, werden automatisch alle im Standort hinterlegten Schließzeiten als “Tag fällt aus” markiert.
Wenn du mit der anteiligen Abrechnung arbeitest und zusätzlich den Schalter “Schließtage nicht berechnen” aktiviert hast, werden diese Tage nicht als “fällt aus” markiert - stattdessen erhalten sie ein rotes Label mit der Bezeichnung “Schließtag”. Diese Tage werden für den Kunden ebenfalls als “fällt aus” angezeigt, jedoch bei einer Wochen- oder Monatslaufzeit mit aktivierter anteiliger Abrechnung nicht berechnet.

Wie funktioniert die Warteliste in kutego^®?

Wenn du im Kurs die Warteliste aktivierst, können sich Kunden auch nach Erreichen der Teilnehmergrenze anmelden. Sobald ein Teilnehmer absagt kannst du die Interessenten der Warteliste kontaktieren und ihnen den Kursplatz anbieten. Du kannst die Warteliste unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurstermins einsehen oder kursübergreifend unter “Kurse > Warteliste” verwalten und bei Bedarf manuell Teilnehmer nachrücken lassen. Möchtest du alle Interessenten auf der Warteliste eines Kurstermins kontaktieren, erstelle eine Mitteilung und wähle als Versandoption den Kurstermin aus und “Keine Teilnehmer”. Aktiviere stattdessen den Schalter “Interessenten von der Warteliste”. Alternativ kannst du ein Angebot erstellen, das der Interessent innerhalb eines von dir definierten Gültigkeitszeitraums annehmen kann.

Wie kann ich Teilnehmer zu einem Kurs hinzufügen oder entfernen?

Normalerweise wird ein Teilnehmer automatisch durch das Anlegen der Rechnung hinzugefügt (entweder vom Kunden selbst oder durch einen Mitarbeiter). Es gibt jedoch eine alternative Möglichkeit:
Öffne die Teilnehmerliste des Kurstermins. Über „Teilnehmer hinzufügen“ kannst du entweder bestehende Kunden auswählen oder neue Kunden anlegen.

Um einen Teilnehmer zu entfernen, storniere die Rechnung und wähle dabei die Option Teilnehmer aus Kurstermin entfernen. Alternativ kannst du in der Teilnehmerliste auf die … klicken und Teilnehmer entfernen auswählen, um die Rechnung beizubehalten und nur den Teilnehmereintrag zu löschen.

Wie kann ich den Kursstatus ändern (aktiv, ausgebucht, beendet)?

Der Kursstatus wird automatisch anhand der Daten gesteuert:

• Aktiv: Kurs ist aktuell buchbar.
• Ausgebucht: Maximalzahl erreicht.
• Beendet: Das Enddatum liegt in der Vergangenheit und es ist keine Warteliste oder Info-Agent aktiviert
  Du kannst den Status manuell ändern, indem du den Kurstermin bearbeitest und den Status auf “inaktiv” setzt (der Kurs wird nicht mehr angezeigt, auch nicht im Dashboard-Kalender), den Schalter “als ausgebucht markieren” aktivierst oder die Teilnehmerzahl anpasst.

Wie kann ich Kurse absagen?

Wenn ein Kurstermin abgesagt werden muss, öffne die Kursterminübersicht und wähle im Aktionsmenü die Option „Absagen“ aus. Dabei kannst du die E-Mail, die an alle Teilnehmer des Kurstermins gesendet wird, direkt bearbeiten. Wählst du den Reiter „Kurstage erstatten“, erhält der Kunde automatisch ein Kundenguthaben, wenn einzelne Kurstage eines bereits gestarteten Kurstermins abgesagt werden. Wird der gesamte Kurs jedoch bereits vor Beginn abgesagt, wird die Rechnung durch diese Funktion automatisch storniert. Unter Finanzen > Stornierungen kannst du die Stornorechnungen einsehen und – falls diese bereits bezahlt wurden – entscheiden, wie mit der Rückerstattung verfahren werden soll.

Wie kann ich Kurstermine verschieben?

In der Übersicht der Kurstermine eines Kurses kannst du über den Aktions-Button einen Termin verschieben. Dabei legst du fest, ab welchem Datum die Verschiebung erfolgen soll, und hast die Möglichkeit, zusätzliche Kurstage anzuhängen. Diese Funktion verschiebt die bereits geplanten Kurstage exakt um den ausgewählten Zeitraum. Alle angemeldeten Teilnehmer werden automatisch per E-Mail oder SMS über die Terminänderung informiert.
Für individuelle Anpassungen öffne den Kurstermin, wechsle zum Reiter “Tage”, markiere die gewünschten Tage als “fällt aus” und füge neue Tage hinzu.

Wie kann ich sehen, welche Kunden sich für einen Kurs angemeldet haben?

Öffne die Kursterminübersicht und klicke in der Zeile des gewünschten Kurstermins auf den blauen Button mit der maximalen Teilnehmerzahl, um direkt die Teilnehmerliste zu öffnen. Dort siehst du alle Anmeldungen inklusive Buchungsdatum, Zahlungsstatus, E-Mail-Adresse und optionaler Notizen. Du kannst Teilnehmerlisten drucken oder als CSV-Datei exportieren, z. B. für die Kursleitung.

Wie kann ich Anwesenheiten im Kurs erfassen?

Öffne die Teilnehmerliste und klicke auf das Fragezeichen-Symbol rechts neben dem Teilnehmer, um die Anwesenheit zu verwalten. Alternativ kannst du über die Tools alle Teilnehmer gleichzeitig abhaken. Zudem besteht die Möglichkeit, den automatischen QR-Code für den Check-In zu nutzen.

Wie kann ich Kurslisten oder Teilnehmerlisten drucken?

In der Teilnehmerliste findest du oben rechts die Buttons “Tagesliste ausdrucken” oder “Teilnehmerliste ausdrucken”. kutego^® erstellt automatisch eine druckoptimierte Teilnehmerliste. Alternativ kannst du die Liste auch als CSV-Datei exportieren, um sie digital weiterzuverarbeiten. Für individuelle Druckansichten kannst du die Spalten der Teilnehmerliste selbst filtern und über Tools > “Teilnehmerliste drucken” drucken – dabei wird deine individuelle Spaltenfilterung berücksichtigt.

Wie kann ich einen Kurs aus der Webseite ausblenden?

Wenn ein Kurs weder auf deiner Webseite noch im Kundenportal sichtbar sein soll, öffne den Kurs und setze den Schalter auf “inaktiv”. Dadurch wird der Kurs weder auf der Webseite noch im Dashboard angezeigt – weder für Mitarbeiter noch für Kunden. Sollten bestimmte Kurse zwar nicht öffentlich sichtbar sein, aber dennoch für eingebuchte Kunden und Mitarbeiter im Dashboard angezeigt werden, kannst du alternativ die gesamte Kurskategorie im Kursmodul ausblenden. Der Kurs bleibt aktiv, wird jedoch nicht auf der Webseite angezeigt.

Wie kann ich den Kursleiter eines Kurses ändern?

Wenn du einen neuen Kurs anlegst, kannst du direkt einen Kursleiter für diesen Kurs auswählen. Dieser wird automatisch an allen Kurstagen hinterlegt. Möchtest du den Kursleiter für den gesamten Kurs wechseln, öffne den Kurstermin, klicke auf „Bearbeiten“ und wähle den neuen Dozenten aus. kutego^® aktualisiert den Kursleiter automatisch in allen zukünftigen Kurstagen. Wenn du den Kursleiter nur an einzelnen Kurstagen ändern möchtest, öffne die Teilnehmerliste des betroffenen Kurstages. Oben links kannst du auswählen, welcher Kursleiter die Vertretung übernimmt, und den bisherigen Kursleiter auschecken. So bleibt der Dozentenwechsel für diesen Tag korrekt dokumentiert.

Wie sage ich einzelne Kurstage ab?

Hier stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung.

1. Du kannst einen einzelnen Kurstermin öffnen und im Reiter “Tage” auf das rote X hinter dem jeweiligen Datum klicken. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du wählen kannst, ob der Tag als “fällt aus” markiert oder gelöscht werden soll. Ich empfehle dir, bei Kursen, in denen bereits Kunden eingebucht sind, stets die Option “fällt aus” zu wählen, damit für die Kunden klar dokumentiert ist, dass dieser Kurstag nicht stattfindet. Beim Speichern wirst du gefragt, ob die Kunden automatisch darüber informiert werden sollen. Wenn du dies bestätigst, erhalten sie eine aktualisierte Terminliste.

2. Sollte an einem Tag beispielsweise aufgrund von Krankheit alle Kurse eines bestimmten Kursleiters abgesagt werden müssen, gehst du auf “Unternehmen” > “Abwesenheiten” und legst eine Abwesenheit für den betreffenden Mitarbeiter an. Dabei hast du die Möglichkeit, den Schalter “Kurse/Termine absagen” zu aktivieren. So werden automatisch alle Kurse und Einzeltermine im Zeitraum der angelegten Abwesenheit auf “fällt aus” gesetzt.

3. Die dritte Option ist, dass alle Kurse eines bestimmten Standorts abgesagt werden müssen. In diesem Fall gehst du auf “Unternehmen” > “Standorte” > Reiter “Schließtage” und hinterlegst dort die gewünschten Schließzeiten. Alle Kurse, bei denen der Schalter “Schließtage ausfallen lassen” aktiviert ist, berücksichtigen automatisch die hinterlegten Schließzeiten. Die betroffenen Kunden werden per E-Mail informiert.

Wie kann ich Zusatzangebote wie Intensivkurse, Workshops oder Seminare einpflegen?

Alle Angebote mit einem klar definierten Start- und Endzeitpunkt legst du als Blockkurs an. Dazu erstellst du zunächst eine Kategorie, wie beispielsweise “Intensivkurs” oder “Workshop und Seminare”, und fügst anschließend unter “Kurse > Kurstermine” die entsprechenden Workshops oder Seminartermine hinzu. Wenn dein Angebot online stattfindet, kannst du unter „Unternehmen Standorte“ einen variablen Online-Standort hinterlegen. Im Kurstermin kannst du den zusätzlichen Infotext nutzen, um dort die Zugangsdaten für euer Meeting einzufügen. Der Kunde erhält automatisch mit der Buchungsbestätigung den entsprechenden Link zu deinem Online-Angebot.

Wie kann ich die Anwesenheit von Teilnehmern pflegen?

Der Status wird über den jeweiligen Vertrag oder die Teilnehmerliste gesteuert. Über Tools kannst du mehrere Teilnehmer gleichzeitig ändern.

Wie kann ich Kursgebühren anpassen oder Rabatte vergeben?

Öffne den Kurs und navigiere zum Reiter „Kundenpreise“. Dort hast du die Möglichkeit, den Kurspreis anzupassen oder einen individuellen Preis für eine bestimmte Preisgruppe festzulegen. Änderungen wirken sich ausschließlich auf zukünftige Buchungen aus – bestehende Buchungen bleiben unverändert, um die Konsistenz der Abrechnung sicherzustellen. Wenn du deinen Kurs mit einer Rabattaktion bewerben möchtest, kannst du unter Finanzen > Gutscheine einen Rabattcode für den jeweiligen Kurstermin erstellen. kutego^® prüft bei der Buchung automatisch, ob der Rabatt für den ausgewählten Kurstermin gültig ist.

Wie kann ich Kurse oder Teilnehmergruppen gezielt kontaktieren?

Öffne die Teilnehmerliste und wähle “Mitteilung an Teilnehmer”. Hier kannst du allen Kursteilnehmern gleichzeitig eine E-Mail oder SMS schicken – etwa bei kurzfristigen Änderungen. Wenn du eine gespeicherte Mitteilungsvorlage auswählst, fügt kutego^® automatisch die passenden Platzhalter ein.

Wie kann ich Kursabsagen oder Kursausfälle in der Kommunikation an Kunden weitergeben?

Wenn du den Kurstermin bearbeitest und einen Tag auf “fällt aus” setzt, wirst du automatisch gefragt, ob die Teilnehmer per E-Mail darüber benachrichtigt werden sollen. kutego^® protokolliert den Versand automatisch, sodass du jederzeit nachverfolgen kannst, wer informiert wurde.

Wie kann ich Kurse archivieren oder löschen?

Abgeschlossene oder nicht mehr benötigte Kurse kannst du über das Aktionsmenü > Archivieren aus der aktiven Übersicht ausblenden. Alle Daten bleiben erhalten, werden aber in der Kursterminübersicht nicht mehr angezeigt. Wenn du einen Kurs löschen möchtest, ist das nur möglich, solange keine Buchungen oder Rechnungen damit verknüpft sind. Andernfalls bleibt nur das Archivieren, um die Daten revisionssicher zu behalten. Archivierte Kurse kannst du über den Button “Archiv” oben links jederzeit einsehen und bei Bedarf Wiederherstellen.

Wie kann ich Kurse nach Standort, Dozent oder Zeitraum filtern?

In der Kursübersicht stehen dir umfangreiche Filteroptionen zur Verfügung. Du kannst gezielt nach Standort, Dozent, Zeitraum, Status oder Auslastung filtern. So erhältst du in wenigen Klicks eine strukturierte Übersicht deiner aktiven, kommenden oder abgeschlossenen Kurse.

Wie kann ich eine Kursreihe anlegen oder fortsetzen?

Eine Kursreihe wird in kutego^® als Kursabonnement bezeichnet. Dafür legst du zunächst in der Kurskategorie die gewünschte Kategorie als Blockkurs fest und aktivierst den Schalter „Abonnement Kursreihe“. Anschließend kannst du im Bereich “Kurstermine” deinen ersten Kurstermin anlegen. Um daraus eine fortlaufende Kursreihe zu erstellen, wähle über Aktion > Kopieren den bestehenden Kurs aus, um ihn zu duplizieren. kutego^® zeigt dir automatisch an, dass du nun den Folgekurs für deinen Erstkurs anlegst. Hier kannst du die Bezeichnung, den Zeitraum und alle weiteren Kursdetails individuell anpassen. So entsteht eine fortlaufende Kursreihe mit klarer Struktur und zusammenhängender Abrechnung.

Wie kann ich Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen umbuchen?

Die Vorgehensweise beim Umbuchen hängt davon ab, ob es sich um einen Blockkurs oder einen Dauerkurs (Abonnementkurs) handelt:

• Teilnehmer eines Blockkurses umbuchen:
  • Öffne die Teilnehmerliste des Kurses und klicke auf die drei Punkte (Aktionen) neben dem betreffenden Teilnehmer.
  • Wähle dort „in anderen Kurstermin verschieben“. kutego^® zeigt dir alle verfügbaren Zielkurse an, in die der Teilnehmer verschoben werden kann.
  • Nach Bestätigung wird der Teilnehmer zum gewählten Stichtag automatisch aus dem ursprünglichen Kurs ausgetragen und in den neuen Kurs übernommen. Diese Änderung wird auf der Rechnung dokumentiert.

• Teilnehmer eines Dauerkurses (Kursabonnements) umbuchen:
  • Öffne den zugehörigen Vertrag und wechsle in den Reiter „Vertragsdaten“.
  • In der Zeile „Kurs“ kannst du einen anderen Kurs auswählen. Es werden nur Kurse angezeigt, die zur gleichen Vertragslaufzeit gehören.
    So stellt kutego^® sicher, dass der Teilnehmer nur innerhalb von Kursen mit den gleichen Vertragsbedingungen und Konditionen verschoben wird.

Wie kann ich einen laufenden Kurs um zusätzliche Termine erweitern?

Öffne den betreffenden Kurs und passe das Enddatum in den Kursdetails an. Wechsle danach in den Reiter „Termine“. Dort kannst du über den Button „Tag hinzufügen“ neue Kurstage anlegen. Alle Teilnehmer können optional per E-Mail über die hinzugefügten Termine informiert.

Wie kann ich Teilnehmer automatisch über Kursänderungen informieren?

Wenn du einen Kurs verschiebst oder absagst, öffnet kutego^® automatisch ein Benachrichtigungsfenster. Hier kannst du festlegen, ob alle betroffenen Teilnehmer per E-Mail oder SMS informiert werden sollen.
Außerdem wirst du beim Ändern von einzelnen Kursdetails (z. B. Uhrzeit, Standort, Datum) gefragt, ob die Teilnehmer über diese Änderung per E-Mail informiert werden sollen. Wenn du dies bestätigst, erhalten die Teilnehmer automatisch eine E-Mail mit den geänderten Kursdetails und einer aktualisierten Terminliste im Anhang.

Wie kann ich bei hoher Nachfrage zusätzliche Kurse anlegen?

Wenn ein Kurs ausgebucht ist, kannst du über Aktionen > Kurs kopieren den bestehenden Kurstermin duplizieren. kutego^® übernimmt automatisch alle Kursinformationen, sodass du nur den Zeitraum, die Kursbezeichnung oder den Dozenten anpassen musst. So kannst du bei hoher Nachfrage sofort weitere Plätze anbieten.

Wie kann ich Kursausfälle dokumentieren, ohne den Kurs zu löschen?

Wenn ein oder mehrere Kurstage ausfallen, öffne den Kurs und wechsle zum Reiter „Tage“. Klicke auf das rote X neben dem entsprechenden Tag und wähle anschließend „fällt aus“.
Neben dem als „fällt aus“ markierten Tag erscheint nun ein Button mit der Bezeichnung „noch nicht erstattet“. Möchtest du eine Erstattung für den Kurstag veranlassen, klicke auf diesen Button. Alle Teilnehmer, die zu diesem Zeitpunkt in der Teilnehmerliste eingetragen sind, erhalten automatisch ein Kundenguthaben in Höhe des von dir festgelegten Erstattungspreises pro Kurstag.

Beim Speichern kannst du optional die Kunden informieren, sodass sie eine E-Mail über die Änderung des Kurstermins sowie eine aktualisierte Terminliste erhalten. Bereits bestehendes Kundenguthaben wird automatisch mit neuen Buchungen oder Systemrechnungen verrechnet. Für deine Buchhaltung findest du diese Tageserstattungen im Bereich Finanzen > Quittungen, diese sind buchhalterisch wie Teilstornierungen zu behandeln.

Wie kann ich einen Ersatztermin für einen ausgefallenen Kurstermin anlegen?

Öffne den Kurs, gehe zu „Tage“ und klicke unterhalb der Kurstermine auf „Tag hinzufügen“. Wähle Datum und Uhrzeit aus und bestätige den neuen Termin. kutego^® informiert automatisch alle Teilnehmenden über den Ersatztermin und passt die Anwesenheitslisten entsprechend an. Wenn du einen “Nachholtag” anlegen möchtest, füge den Tag im Reiter “Nachholtage” hinzu. Diese Funktion ermöglicht allen Teilnehmern mit offenen Nachholtagen, ihren Anspruch im gleichen Kurstermin wahrzunehmen.

Wie kann ich Teilnehmer automatisch über freie Plätze informieren?

Wenn die Warteliste eines Kurses aktiviert ist, kannst du Interessenten benachrichtigen, sobald ein Platz frei wird. Dafür gehst du auf Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen, wählst den Kurstermin aus und die Versandoption “Keine Teilnehmer” - stattdessen aktivierst du den Schalter “Warteliste”. So werden alle Interessenten eines Kurstermins mit einer Nachricht angeschrieben. Alternativ kannst du den Interessenten ein Angebot über den Kursplatz stellen, das zeitlich begrenzt angenommen werden kann.

Wie kann ich Teilnehmer-Feedback nach einem Kurs einholen?

Erstelle unter Kommunikation > Mitteilungen eine neue Nachricht mit dem Schalter „Vorlage: Ja“ und hinterlege deine Fragen oder einen Link zu einem Feedbackformular. Verknüpfe die Vorlage anschließend mit dem Kurstermin, indem du im Kurstermin “terminierte Mitteilungen” einen Stichtag für den Versand aktivierst. kutego^® sendet die Nachricht zum Stichtag automatisch an alle Teilnehmer.

Wie kann ich Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate automatisch versenden?

Unter Kurse > Tools > Zertifikate kannst du eigene Vorlagen für Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate anlegen. Sobald ein Kurs abgeschlossen ist, kannst du diese über die Kursübersicht > Aktion > Zertifikate generieren gesammelt generieren und automatisch per E-Mail an alle Teilnehmenden versenden. Die angelegten Platzhalter werden dabei automatisch ausgefüllt und die Bescheinigung so entsprechend personalisiert.

Wie kann ich sehen, welche Kurse noch unbezahlte Teilnehmer haben?

Öffne Finanzen > Rechnungen und filtere die Spalte „Status“ nach “offen”. Über einen Klick kannst du direkt in die zugehörigen Rechnungen springen. So behältst du jederzeit den Überblick über offene Forderungen.
Im Kurstermin kannst du in der Teilnehmerliste auch den Rechnungsstatus einsehen. Dadurch hast du die Möglichkeit, Kunden direkt im Kurs anzusprechen, die sich noch im Zahlungsverzug befinden.

Wie kann ich Kursgebühren in Raten abrechnen?

Wenn du einen Kurs in Raten anbieten möchtest, öffne den Kurs und aktiviere im Reiter “Preise” den Schalter „Ratenzahlung“. Lege die Anzahl der Raten fest, die Höhe wird von kutego^® automatisch passend ermittelt. kutego^® erstellt automatisch monatlich die entsprechenden Teilrechnungen, bis die Raten aufgebraucht sind.

Wie kann ich Kursleitern Zugriff auf ihre Teilnehmerlisten geben?

Unter Unternehmen > Benutzerrolle kannst du für jeden Kursleiter festlegen, dass er Zugriff auf seine eigenen Kurse und Teilnehmerlisten oder alle (kursübergreifend) hat. So kann er Anwesenheiten erfassen, Notizen hinzufügen oder Teilnehmerdaten einsehen – jedoch keine sensiblen Finanzinformationen. Diese eingeschränkte Ansicht sorgt für Transparenz bei gleichzeitiger Datensicherheit.

Wie kann ich Kursvertretungen eintragen und dokumentieren?

Wenn ein Kursleiter an einem Kurstag vertreten wird, öffne den entsprechenden Termin in der Teilnehmerliste. Oben links kannst du im Feld „Kursleiter“ den regulären Kursleiter auschecken (Klick auf den Button mit seinem Namen) und den Vertretungslehrer auswählen. kutego^® speichert diese Änderung nur für den gewählten Tag und dokumentiert sie in der Kursübersicht. So bleibt nachvollziehbar, wer an welchem Termin unterrichtet hat und die Zeiterfassung erfasst den korrekten Kursleiter, für den jeweiligen Kurstag.

Um einen Kursleiter für einen längeren Zeitraum auszutragen, navigiere zu Unternehmen > Abwesenheiten und trage seine Abwesenheit ein. Aktiviere dabei den Schalter “Von Kurstermin auschecken”. Im Dashboard kannst du anschließend nach Kursterminen ohne Kursleiter filtern, um sofort zu erkennen, an welchen Tagen noch eine Vertretung benötigt wird.

Wie kann ich Kurse archivieren, ohne sie zu löschen?

In der Kursübersicht kannst du über Aktionen > Archivieren abgeschlossene oder abgelaufene Kurse ausblenden. Die Kursdaten bleiben vollständig erhalten und können jederzeit wieder eingeblendet werden. So bleibt deine Übersicht aktuell, ohne dass Daten verloren gehen.

Wie kann ich automatische Kursbestätigungen an Teilnehmer senden?

kutego^® sendet nach jeder Buchung automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Diese enthält alle Kursdetails, Zahlungsinformationen und – falls hinterlegt – die Stornierungsbedingungen. Die Vorlage kannst du unter Kommunikation > System-E-Mails individuell anpassen.

Gibt es die Möglichkeit, die Anzahl freier Plätze auch bei Dauerkursen anzeigen zu lassen?

Bei Dauerkursen hängt der nächstmögliche Kursstart von der gewählten Laufzeit ab.
Die Verfügbarkeit der Plätze variiert je nach Vertragsart (z. B. Kartenvertrag oder automatisch verlängernde Wochen- bzw. Monatslaufzeit) und kann sich von Kurstag zu Kurstag unterscheiden.
Da der Kursstart bei Dauerkursen erst nach Festlegung der Laufzeit berechnet werden kann
– die Software prüft im Hintergrund, ab welchem Zeitpunkt die gewählte Laufzeit vollständig eingebucht werden kann –
kann sich dieses Datum beispielsweise bei der Wahl einer 1er-Karte im Vergleich zu einer unbefristet verlängernden Wochenlaufzeit unterscheiden.

Aus diesem Grund kann diese Information bei Dauerkursen nicht pauschal angegeben werden.

Wie erstelle ich Kurszertifikate oder Teilnahmebestätigungen?

Über die Funktion „Vorlagen > Zertifikate“ kannst du für deine Teilnehmer individuelle Teilnahmebescheinigungen, ZPP-Zertifikate oder Urkunden erstellen. Dabei ist es möglich, Platzhalter zu verwenden, die beim Generieren automatisch mit den entsprechenden Daten für einen Kurstermin ausgefüllt werden. Nachdem du dein gewünschtes Dokument unter „Vorlagen > Zertifikate“ gespeichert hast, kannst du die Zertifikate entweder direkt aus der Terminübersicht oder aus der Teilnehmerliste erstellen. Die Zertifikate können anschließend heruntergeladen werden, um sie auszudrucken und persönlich zu überreichen, oder sie können automatisiert per E-Mail an die Teilnehmer versendet werden.

Kann ich die Altersprüfung für meine Warteliste deaktivieren?

Ja! Du kannst festlegen, dass die Altersprüfung nur für die direkte Kursbuchung gilt. Für die Warteliste lässt sich die Prüfung mit einem Klick deaktivieren – ideal, wenn die Warteliste allgemein geöffnet sein soll.
Du findest die Einstellung im Kurstermin > Einschränkungen unter der Option „Altersprüfung für Warteliste deaktivieren“.

Warum sieht mein Kunde bei kursübergreifenden Kartenverträgen nicht alle Kurse?

Bei kursübergreifenden Kartenverträgen sieht ein Kunde nur die Kurse, die zum Zeitpunkt seiner Vertragsbuchung in der Laufzeitvorlage verknüpft waren. Wenn du später neue Kurstermine hinzufügst, die auch für bestehende Kurse gelten soll kannst du bei Verknüpfung über die Laufzeitvorlage über ein Pop-up entscheiden, ob diese Änderung auch für bestehende Verträge gelten sollen oder nur für zukünftige.

So aktivierst du die kursübergreifende Nutzung nachträglich, damit auch bestehende Verträge die neuen Kurse sehen:

1. Gehe zu Kurse > Vertragslaufzeiten.
2. Öffne die entsprechende kursübergreifende Laufzeitvorlage.
3. Deaktiviere den Schalter „kursübergreifende Nutzung“ und speichere.
4. Öffne die Vorlage erneut und aktiviere den Schalter wieder. Im folgenden Pop-up bestätigst du, dass die Änderung auf alle bestehenden Verträge übernommen werden soll.
   Nach dem Speichern werden alle neu verknüpften Kurse für alle Kunden mit dieser Laufzeitvorlage sichtbar.

Wie kann ich nachträglich neue Kurse für bestehende kursübergreifende Kartenverträge freischalten?

Wenn du in der Laufzeitvorlage neue Kurse hinzufügst, kannst du über ein Pop-up-Fenster festlegen, ob diese Änderung nur für neue Verträge gelten soll (grundsätzlich sieht der Kunde immer alle verknüpften Kurse zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses) oder auch auf bestehende Verträge angewendet werden soll. Falls du diese Abfrage zunächst verneint hast, dich später jedoch anders entscheidest, kannst du die kursübergreifende Nutzung für bestehende Verträge wie folgt anpassen:

1. Gehe zu Kurse > Vertragslaufzeiten.
2. Öffne die entsprechende kursübergreifende Laufzeitvorlage.
3. Deaktiviere den Schalter „kursübergreifende Nutzung“ und speichere.
4. Öffne die Vorlage erneut und aktiviere den Schalter wieder. Im folgenden Pop-up bestätigst du, dass die Änderung auf alle bestehenden Verträge übernommen werden soll.
   Nach dem Speichern werden alle neu verknüpften Kurse für alle Kunden mit dieser Laufzeitvorlage sichtbar.

Wie kann ich für meine Teilnehmer eine Erinnerungsmail einstellen?

Um Erinnerungen für deine Teilnehmer zu aktivieren, bearbeite in der Kursterminübersicht den gewünschten Kurstermin und wechsle in den Reiter „Erinnerungen“. Dort kannst du festlegen, ob die Erinnerung am Vortag per E-Mail oder per SMS versendet werden soll. Zusätzlich entscheidest du, ob die Erinnerung nur vor dem ersten Kurstag (einmalig) oder vor jedem Kurstag automatisch verschickt wird.

Warum wurde dem Teilnehmer der Schließtag nicht erstattet?

Damit ein Teilnehmer einen Schließtag erstattet bekommt, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst legst du deinen Schließtag im Standort unter Schließzeiten an – entweder als Feiertag, Ferien oder als eigenen Schließtag. Im Kurstermin selbst muss der Schalter Schließtage ausfallen lassen aktiviert sein. Dadurch werden Schließtage beim Generieren der Kurstage automatisch auf ausgesetzt gesetzt. Im Reiter Tage kannst du anschließend bei einem ausgefallenen Tag den Button „Erstatten“ nutzen. Beim Speichern erhalten alle zum Zeitpunkt der Erstattung im Kurstag eingetragenen Teilnehmer automatisch den hinterlegten Erstattungspreis als Guthaben. Wichtig ist, diese Aktion zeitnah zum tatsächlichen Ausfalltag durchzuführen. Erfolgt sie zu früh, kann es passieren, dass Teilnehmer schon eine Erstattung erhalten, die zum Ausfallzeitpunkt gar nicht mehr im Kurs sind.

Eine Alternative ist der automatisierte Weg in Dauerkursen:
Wenn du zusätzlich zum Schalter „Schließtage ausfallen lassen“ auch Schließtage nicht berechnen aktiviert hast und in deiner Wochen- oder Monatslaufzeit die anteilige Abrechnung eingeschaltet ist, prüft das System bereits bei der Abrechnung, ob sich im Zeitraum Schließtage befinden, und reduziert den Betrag prozentual. Damit dies funktioniert, muss die anteilige Abrechnung auch im jeweiligen Vertrag aktiviert sein.

Wenn ein Teilnehmer keine Erstattung erhalten hat, kontrolliere daher:

• War der Teilnehmer zum Zeitpunkt deiner manuellen Erstattung in der Teilnehmerliste eingetragen?
• Arbeitest du mit einem Dauerkurs und anteiliger Abrechnung? Ist die anteilige Abrechnung im Vertrag aktiviert?
• Wurde der Schließtag korrekt im Standort hinterlegt und der Schalter „Schließtage ausfallen lassen“ im Kurstermin eingeschaltet?

Kann ich eigene Vertragslaufzeiten festlegen?

Ja. In kutego^® kannst du neben den vordefinierten Vertragslaufzeiten auch individuelle Laufzeiten anlegen.
Beim Erstellen einer neuen Vertragslaufzeit wählst du zunächst aus den vorgeschlagenen Optionen. Ist keine passende Laufzeit dabei, kannst du über den Punkt „individuell“ eigene Laufzeitdauern definieren.
Das ist sowohl für Kartenmodelle (z. B. eine 120er-Karte) als auch für Wochen- und Monatsverträge möglich. So kannst du deine Verträge flexibel an dein Angebot und deine Kunden anpassen.

Was sind Abzeichen in kutego^®?

Abzeichen sind flexible Marker, mit denen du Teilnehmer kennzeichnen, Fortschritte dokumentieren oder interne Status festhalten kannst. Sie können sichtbar für den Kunden genutzt werden oder rein intern bleiben und optional mit Bedingungen und einem Zertifikat verknüpft sein.

Sind Abzeichen für den Kunden immer sichtbar?

Nein. Beim Anlegen eines Abzeichens legst du über einen Schalter fest, ob es im Kundenkonto sichtbar ist oder ausschließlich intern genutzt wird. Nicht sichtbare Abzeichen dienen der internen Organisation und sind für den Kunden nicht einsehbar.

Muss ein Abzeichen immer Bedingungen oder ein Zertifikat haben?

Nein. Abzeichen können ganz flexibel eingesetzt werden. Bedingungen und Zertifikate sind optional. Du kannst ein Abzeichen auch ohne Bedingungen oder Zertifikat nutzen, z. B. zur internen Statuskennzeichnung, Dokumentation oder als Motivation für deinen Kunden.

Wann wird ein Zertifikat für ein Abzeichen bereitgestellt?

Ist ein Zertifikat mit einem Abzeichen verknüpft, wird es automatisch im Kundenkonto zum Download bereitgestellt, sobald alle Pflichtbedingungen erfüllt und das Abzeichen für den Kunden sichtbar ist.

Wofür kann ich Abzeichen außer für Erfolge nutzen?

Abzeichen eignen sich auch für interne Zwecke wie Akquise- und Onboarding-Status, Kundenklassifizierung (z. B. VIP oder Stammkunde), Prozess-Checklisten oder interne Qualitätsdokumentation. In diesen Fällen bleiben sie in der Regel intern und sind für den Kunden nicht sichtbar.

Wie ordne ich einem Abzeichen eine Stufe zu?

Öffne das gewünschte Zertifikat und wähle im Bereich „Stufe” die passende Stufe aus. Die Zuordnung wird sofort gespeichert und gilt für alle künftigen Abschlüsse dieses Zertifikats.

Wann erhält ein Teilnehmer eine Stufe?

Die Stufe wird entweder von einem Mitarbeiter im Kundenkonto manuell vergeben oder automatisch, sobald der Teilnehmer alle Pflichtbedingungen eines Abzeichens erfüllt und das Abzeichen eine Stufenzuordnung hat.

Kann ich eine zugeordnete Stufe nachträglich ändern?

Ja. Du kannst die hinterlegte Stufe jederzeit im Kundenkonto (bearbeiten) anpassen.

Was passiert, wenn ich die Stufe aus einem Abzeichen wieder entferne?

Bei künftigen Abschlüssen wird keine Stufe mehr automatisch vergeben. Stufen, die Teilnehmern bereits zugewiesen wurden, bleiben bestehen.

Wie funktioniert die Kombination mit der stufenbasierten Buchbarkeit?

Wenn du bei einem Kurs oder Angebot festlegst, dass nur Teilnehmer einer bestimmten Stufe buchen dürfen, entsteht ein automatischer Qualifizierungspfad: Ein Teilnehmer schließt das Zertifikat ab, erhält die Stufe und kann anschließend die weiterführenden Angebote buchen, die diese Stufe voraussetzen.

Kann ein Teilnehmer durch verschiedene Zertifikate unterschiedliche Stufen erhalten?

Ja. Jedes Zertifikat kann eine eigene Stufe vergeben. Ein Teilnehmer kann so über mehrere Zertifikate hinweg verschiedene Stufen sammeln und dadurch Zugang zu unterschiedlichen Angeboten erhalten. Die Auto-Vergabe erhöht Stufen nur, sie senkt diese nie ab. Hatte das Kind bereits eine höhere Stufe (z.B. weil ein Trainer sie manuell vergeben hat), wird sie durch ein erfülltes Abzeichen mit niedrigerer Stufe nicht überschrieben.

Können Nachholer sich auch in Kurse einbuchen, die noch nicht gestartet sind?

Ja. Nachholer können sich in zukünftig startende Kurse einbuchen, wenn zuvor ein Platz durch einen ausgecheckten Teilnehmer frei geworden ist.

Warum wird ein freier Kursplatz für meinen Kunden nicht als Nachholoption angezeigt?

Nachholer können sich erst nach Kursstart in freie, unbelegte Plätze einchecken. So wird verhindert, dass Plätze für zahlende Kunden blockiert werden.
Alternativ kann der Kunde in seinem Login Kriterien für Ausweichtermine festlegen (z. B. Uhrzeit, Wochentag, Standort). Es ist möglich, dass der freie Kursplatz nicht mit diesen Einstellungen übereinstimmt.

Warum sind in meinem Kurs mehr Teilnehmer gebucht als eigentlich erlaubt?

Das kann passieren, wenn mehrere Buchungen nahezu zeitgleich durchgeführt werden.
In diesem Fall wurde die zweite Buchung abgeschlossen, bevor die erste Buchung inklusive Rechnung vollständig im System gespeichert war. Der Kursplatz wurde dadurch kurzfristig noch als verfügbar angezeigt. Um das zu verhindern, reserviere unter Kurse > Einstellung die “Platzreservierung im Buchungstunnel”.
Alternativ könnte die Option “Nachholung in freien Plätzen” aktiviert sein. Nachholer können nicht auf die maximale Teilnehmerzahl angerechnet werden, was bei aktivierter Funktion zu Überbuchungen führen kann.

Kann ich die Mindestteilnehmer-Prüfung nachträglich noch einmal verschieben?

Ja, das ist möglich.
Wurde die Mindestteilnehmer-Prüfung bereits automatisch vom System durchgeführt, erhält der Mitarbeitende einen entsprechenden Hinweis. Trotz der bereits erfolgten Prüfung kann die Frist bewusst auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.
Damit wird die Mindestteilnehmer-Prüfung zu diesem neuen Zeitpunkt erneut ausgelöst. So behältst du flexibel die Kontrolle, falls sich Anmeldungen kurzfristig noch ändern.

Warum kann ich den Vertragsbeginn eines Vertrags nicht mehr ändern?

Der Vertragsbeginn kann nur geändert werden, solange für den Vertrag höchstens eine Rechnung existiert.
Sobald mehrere Rechnungen erstellt wurden, würde eine nachträgliche Verschiebung des Vertragsbeginns dazu führen, dass sich Abrechnungszeiträume überschneiden oder bereits abgerechnete Zeiträume verändert werden. Um solche Inkonsistenzen zu vermeiden, ist eine Änderung in diesem Fall nicht mehr möglich.

Was passiert mit der Rechnung, wenn ich den Vertragsbeginn ändere?

Wenn du den Vertragsbeginn verschiebst und bisher nur eine Rechnung existiert, passt kutego^® automatisch auch den Abrechnungszeitraum der Rechnung an.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kurstermine korrekt innerhalb des Rechnungszeitraums liegen.

Wie kann ich Abzeichen mehreren Teilnehmern gleichzeitig zuweisen?

Abzeichen können jetzt über die Teilnehmerliste > Tools als Massenaktion mehreren Teilnehmern gleichzeitig zugewiesen werden.

Kann ich auch Bedingungen gesammelt vergeben?

Ja, zusätzlich zur Vergabe von Abzeichen kann über die Teilnehmerliste auch das Erreichen einer Bedingung direkt über Tools als Massenaktion zugeteilt werden.

Wo sehe ich den Fortschritt eines Teilnehmers für ein Abzeichen?

Den Fortschritt erkennst du direkt in der Teilnehmerliste am grünen Ring des Abzeichens.

Sehen Teilnehmer ihren Fortschritt bei Abzeichen?

Ja. Deine Teilnehmer sehen ihren Fortschritt direkt bei ihren Abzeichen. Ein grüner Ring am Abzeichen zeigt auf einen Blick, wie weit sie bereits sind. Zusätzlich können sie jederzeit nachvollziehen:

• welche Bedingungen erfüllt werden müssen
• welche sie schon erreicht haben
• und was noch fehlt
  So wissen deine Teilnehmer genau, wie nah sie ihrem nächsten Erfolg sind – das sorgt für mehr Motivation und Freude beim Mitmachen.

Was zeigt der grüne Ring beim Abzeichen an?

Der grüne Ring zeigt an, wie weit der jeweilige Teilnehmer beim Erreichen des Abzeichens bereits fortgeschritten ist.

In der Teilnehmerliste wird mir angezeigt, dass das Abzeichen dem Teilnehmer bereits vergeben ist — ich habe es aber in diesem Kurs nie zugewiesen?

Abzeichen werden kursübergreifend verwaltet. Die Anzeige bedeutet also, dass der Teilnehmer dieses Abzeichen in einem anderen Kurs (oder durch eine andere Trainerin) bereits erhalten hat. Wenn du Bedingungen aktualisieren möchtest, kannst du das über das Modal tun — es entsteht kein Doppeleintrag.

Auf dem Zertifikat steht ein anderer Kurs, als ich erwartet habe.

Wenn das Abzeichen den ursprünglichen Kurs-Bezug verloren hat, wird auf dem Zertifikat automatisch der jüngste gebuchte Kurstermin des Teilnehmers als Kontext angezeigt. Bei Bedarf kann der Trainer das Zertifikat aus dem passenden Kurs heraus erneut generieren.

Wie sehe ich, welche Bedingungen eines Abzeichens bereits erfüllt sind?

Fahre einfach mit der Maus in der Teilnehmerliste über das Abzeichen – dort werden dir die erfüllten und noch offenen Bedingungen direkt angezeigt. Im Kundenkonto unter „Teilnehmer“ kannst du ebenfalls sehen, welche Abzeichen einem Teilnehmer zugeordnet sind, und diese einsehen oder bearbeiten.

Kann ich einen Geschwisterrabatt einstellen?

Ja, dafür nutzt du den Teilnehmerrabatt in den Rabattregeln. Lege fest, ab wie vielen Teilnehmern der Rabatt greifen soll – zusätzliche Teilnehmer werden dann automatisch rabattiert.

Wie kann ich Frühbucherrabatte hinterlegen?

Wähle den Typ “Frühbucher” in den Rabattregeln und definiere den Zeitraum bis Kursbeginn, in dem der Rabatt gelten soll.

Kann ich auch kurzfristige Rabatte kurz vor Kursstart anbieten?

Ja, mit dem Typ Last Minute in den Rabattregeln kannst du festlegen, wie kurz vor Beginn ein Rabatt greifen soll.

Kann ich Rabatte nur für bestimmte Kurse oder Termine vergeben?

Ja, über das Feld Verknüpfung kannst du festlegen, ob die Regel für alle Angebote, bestimmte Kategorien oder einzelne Kurse/Termine gilt.

Kann ich mehrere Rabatte gleichzeitig kombinieren?

Ja, wenn du die Rabattregeln als kombinierbar definierst. So kannst du z. B. Frühbucher- und Teilnehmerrabatt kombinieren.

Kann ich Rabatte zeitlich oder in der Nutzung begrenzen?

Ja, du kannst sowohl einen Gültigkeitszeitraum als auch maximale Nutzungen (pro Kunde oder insgesamt) festlegen.

Kann ich eigene Rabattaktionen oder Gutscheine erstellen?

Ja, mit dem Typ Aktionscode kannst du individuelle Aktionslinks erstellen – ideal für Marketingaktionen oder QR-Codes.

Gilt der Treuerabatt auch ohne Buchungen?

Ja, der Treuerabatt basiert ausschließlich auf dem Registrierungsdatum des Kundenkontos, nicht auf bisherigen Buchungen.

Wann wird eine Rabattregel automatisch angewendet?

Sobald alle Bedingungen der Rabattregel erfüllt sind, wird der Rabatt automatisch im Buchungsprozess berücksichtigt – sowohl bei Online-Buchungen als auch bei Buchungen durch Mitarbeiter.

Können mehrere Rabattregeln gleichzeitig greifen?

Ja, das ist möglich – vorausgesetzt, die Regeln sind als kombinierbar definiert. So können z. B. ein Early-Bird-Rabatt und ein Teilnehmerrabatt gemeinsam angewendet werden.

Gilt eine Rabattregel für alle Angebote?

Das kannst du selbst festlegen. Rabattregeln können für alle Angebote, bestimmte Kategorien oder gezielt für einzelne Kurse bzw. Termine definiert werden.

Kann ich Rabattregeln nachträglich ändern oder deaktivieren?

Ja, Rabattregeln lassen sich jederzeit anpassen oder deaktivieren. Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus – bestehende Buchungen bleiben unverändert.

Wird ein Rabatt automatisch auch auf Laufzeitverträge oder Abonnements / Kursreihen angewendet?

Nein, nur wenn die Option „Auch bei Folgebuchungen anwenden“ in der Rabattregel aktiviert ist. Andernfalls gilt der Rabatt nur einmalig für die erste Buchung.

Kann ich gezielt steuern, ob ein Rabatt einmalig oder dauerhaft gilt?

Ja, genau dafür sind die Optionen in den Rabattregeln gedacht. Du entscheidest pro Rabattregel, ob sie nur einmal oder auch für Folgebuchungen angewendet wird und wie häufig sie pro Kunde oder insgesamt eingesetzt werden darf. Mit den Rabattregeln hast du ein leistungsstarkes Werkzeug, um deine Preisstrategie gezielt zu steuern – von Frühbucheraktionen über Geschwisterrabatte bis hin zu individuellen Marketingkampagnen.

Wo wird die Kursterminbeschreibung überall angezeigt?

Die Beschreibung wird in der Kursbuchungsliste direkt beim jeweiligen Kurstermin angezeigt.

Kann ich eine individuelle Kursbeschreibung für einen Kurstermin hinterlegen?

Ja, du kannst im Feld „Beschreibung“ des Kurstermins einen individuellen Text hinterlegen, der dann direkt in der Kursbuchungsübersicht für diesen Kurstermin angezeigt wird.

Ist es möglich in der Buchungsmaske das Geburtsdatum der Teilnehmer zu einem Pflichtfeld zu machen?

Ja, das ist möglich. Du kannst die Geburtsangabe in der Buchungsmaske verpflichtend machen, indem du eine Altersbeschränkung aktivierst. Das findest du unter Kurstermin > Einschränkungen. Sobald die Alterspüfung aktiv ist, wird das Geburtsdatum im Buchungstunnel abgefragt.

Was ist die Kursrücktrittsversicherung?

Die Kursrücktrittsversicherung ist ein optionales Zusatzangebot, das du deinen Kursteilnehmern über kutego® anbieten kannst. Sie greift, wenn ein Teilnehmer einen gebuchten Kurs aufgrund bestimmter Ereignisse nicht antreten kann.

Muss ich mich selbst bei der Versicherung registrieren?

Nein. kutego® hat gemeinsam mit der Würzburger Versicherung eine eigene Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Du musst keinen separaten Vertrag abschließen – alles läuft direkt über dein kutego®-Konto.

Wo richte ich die Kursversicherung ein?

Die Einrichtung erfolgt auf Kategorieebene. Du legst dort fest, ob für eine Kurskategorie Versicherungsschutz angeboten werden soll und ob die Versicherung im Kurspreis enthalten ist oder von deinen Kunden optional dazu gebucht werden kann.

Wie funktioniert die Abrechnung?

Die Versicherungsprämien werden mit deiner monatlichen kutego®-Rechnung verrechnet. kutego® leitet die Beträge direkt an die Würzburger Versicherung weiter – du musst dich um nichts kümmern.

In welchen Fällen greift die Kursrücktrittsversicherung?

Die Versicherung greift, wenn ein Teilnehmer aufgrund von Erkrankung, Unfall, Schwangerschaft oder Arbeitsplatzwechsel nicht teilnehmen kann. Bei Kursangeboten mit Tieren sind außerdem Leistungsfälle für angemeldete Hunde oder Katzen mitversichert. Es gibt keine Selbstbeteiligung.

Gilt die Versicherung auch, wenn ich als Kursanbieter einen Kurs absage?

Nein. Die Kursrücktrittsversicherung gilt ausschließlich für den Rücktritt des Teilnehmers. Ein Ausfall oder eine Absage seitens des Kursanbieters ist nicht abgedeckt.

Welche Vorteile habe ich als Kursanbieter durch die Kursrücktrittsversicherung?

Du erhöhst die Zufriedenheit deiner Kunden, reduzierst dein Haftungsrisiko und machst deine Einnahmen planbarer.

Was kostet die Kursrücktrittsversicherung?

Die Prämie beträgt 6 % des Kurspreises.

Wie kann ich die Kusrrücktrittsversicherung anbieten?

Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Optionale Auswahl durch den Kunden: Der Kunde entscheidet beim Buchungsvorgang selbst, ob er die Versicherung hinzubuchen möchte. Die Prämie wird automatisch berechnet und auf der Kundenrechnung separat ausgewiesen.
2. Versicherung inklusive: Du bietest die Versicherung für alle Buchungen pauschal an. In diesem Fall wird die Prämie nicht separat auf der Kundenrechnung ausgewiesen – du musst die 6 % selbst in deinen Kurspreis einkalkulieren.

Was ist der Unterschied zwischen einem Blockkurs und einem Dauerkurs?

Ein Blockkurs hat ein klar definiertes Start- und Enddatum. Teilnehmer buchen sich für den gesamten Kursblock ein und erhalten einen festen Platz für alle Kurstage. Typische Beispiele sind Kursblöcke, mehrtägige Workshops, Seminare oder Ferienkurse. Ein Dauerkurs hingegen läuft ohne festes Enddatum. Kunden buchen sich über eine Vertragslaufzeit ein – z. B. eine Zehnerkarte, eine Monatslaufzeit oder einen Jahresvertrag – und werden automatisch für die entsprechenden Termine eingeplant. Dauerkurse eignen sich für regelmäßige Angebote wie wöchentliches Training, Tanzkurse oder Schwimmunterricht.

Wozu brauche ich eine Kurskategorie – kann ich nicht direkt einen Kurstermin anlegen?

Ohne Kurskategorie ist kein Kurstermin möglich – sie ist die notwendige Grundlage. In der Kurskategorie hinterlegst du alle übergreifenden Informationen, die für alle Kurstermine dieser Kategorie gelten: Bilder, Beschreibungstexte, Handouts, Nachholregeln, Erinnerungsoptionen, Abrechnungsart (Blockkurs oder Dauerkurs) und die Ansichtsoptionen für das Kursmodul. Beim Anlegen eines Kurstermins konzentrierst du dich dann nur noch auf die spezifischen Details wie Datum, Uhrzeit, Kursleiter und Preis – alles andere wird aus der Kategorie übernommen. Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild aller Kurse einer Kategorie.

Wie hinterlege ich Bilder und Beschreibungstexte, die für alle Kurstermine einer Kategorie gelten?

Öffne die gewünschte Kurskategorie und wechsle in den Reiter „Kursdetails”. Dort kannst du einen Kategorienamen, eine Kurzbeschreibung (für die Übersicht auf der Webseite) sowie eine ausführliche Beschreibung (die im Kursmodul unter „Mehr Details” angezeigt wird) hinterlegen. Im Reiter „Dateien” lassen sich Bilder hochladen, die für alle Kurstermine dieser Kategorie verwendet werden. Diese Inhalte werden automatisch auf der Webseite und in der Kursübersicht angezeigt, ohne dass du sie für jeden einzelnen Kurstermin wiederholen musst.

Wie füge ich Dateien oder Handouts zu einer Kurskategorie hinzu, die Kunden nach der Buchung erhalten?

Öffne die Kurskategorie und navigiere zu „Dateien”. Lade die gewünschten Dokumente (z. B. PDFs, Flyer, Handouts) hoch und wähle anschließend, wie sie dem Kunden zur Verfügung gestellt werden sollen. Mit der Option „E-Mail-Versand” wird das Dokument als Anhang in der Buchungsbestätigung mitgesendet. Mit der Option „Direkt-Download” steht das Dokument dem Kunden auf der Webseite als Download bereit – unabhängig von einer Buchung. Beide Optionen lassen sich kombinieren.

.Wie lege ich eine Anmeldefrist fest, sodass sich Kunden nicht mehr kurzfristig einbuchen können?

Öffne die gewünschte Kurskategorie und wechsle auf die erste Seite „Kursdetails”. Trage dort im Feld „Anmeldung bis” die gewünschte Vorlaufzeit ein – entweder in Stunden oder Tagen vor dem Kurstermin. Nach Ablauf dieser Frist ist keine Einbuchung mehr möglich. Diese Einstellung gilt für alle Kurstermine dieser Kategorie und bietet der Kursleitung mehr Planungssicherheit bei Raum, Material und Teilnehmerzahl.

Was ist der InfoAgent und wann sollte ich ihn aktivieren?

Der InfoAgent ist ein kursbezogener Newsletter für Interessenten, die aktuell keinen passenden Kursplatz gefunden haben oder sich noch nicht auf die Warteliste setzen möchten. Sie tragen sich unverbindlich ein und werden automatisch im CRM als Kontakte angelegt. Du kannst sie gezielt per E-Mail informieren, sobald ein neuer Kurstermin in der entsprechenden Kategorie verfügbar ist. Der InfoAgent ist besonders sinnvoll für ausgebuchte Kategorien oder saisonale Angebote. Du aktivierst ihn in den Ansichtsoptionen der Kurskategorie.

Wie informiere ich alle InfoAgent-Interessenten über einen neu angelegten Kurs?

Es gibt zwei Wege. Beim Kopieren oder Anlegen eines neuen Kurstermins findest du unter Optionen den Schalter „Alle InfoAgent-Interessenten nach dem Speichern benachrichtigen” – aktivierst du ihn, erhalten alle Interessenten dieser Kategorie automatisch eine E-Mail. Alternativ klickst du in der Kurskategorieübersicht auf das blaue i-Symbol in der Aktionsspalte, um manuell eine Benachrichtigung an alle eingetragenen Interessenten zu senden. Hat die Kategorie einen Webseiten-Link (Webmodul mit Seitenzuordnung der Kategorie), werden Kunden direkt auf die Kursseite weitergeleitet (ohne Webmodul werden sie auf die Startseite deiner Homepage geleitet).

Kann ein Kunde sich selbst aus dem InfoAgent austragen?

Ja. Der Kunde kann sich im Kundenlogin jederzeit selbst aus dem InfoAgent einer Kategorie austragen. Mitarbeiter haben ebenfalls die Möglichkeit, Kunden aus dem InfoAgent zu entfernen. Dazu klicken sie in der Kategorieübersicht auf die entsprechende Kachel in der Spalte „Info Agent”. Es öffnet sich eine Übersicht, die alle Kunden anzeigt, die für die jeweilige Kategorie im InfoAgent angemeldet sind. Über das rote Papierkorb-Symbol kann der Mitarbeiter einzelne Kunden gezielt entfernen.

Wie lege ich fest, dass ein Kurs nur für Teilnehmer einer bestimmten Kursstufe buchbar ist?

Öffne die Kurskategorie und weise ihr im entsprechenden Feld die gewünschte Kursstufe als Voraussetzung zu. Nur Teilnehmer, denen diese Stufe im Kundenkonto zugewiesen ist, können Kurstermine dieser Kategorie buchen. Die Stufenzuweisung erfolgt entweder manuell im Kundenprofil oder automatisch, wenn ein Teilnehmer alle Bedingungen eines verknüpften Abzeichens erfüllt.

Was ist eine Preisbox und wie binde ich sie auf meiner Webseite ein?

Eine Preisbox ist eine optische Kachelansicht, mit der du verschiedene Kurs- oder Vertragsangebote übersichtlich nebeneinander darstellen und vergleichbar machen kannst. Du legst sie in der Kurskategorie unter dem Reiter „Preisbox” an und hinterlegst dort Name, Preis, Leistungsumfang und Vorteile. Zur Einbindung auf der Webseite gibt es zwei Wege: Nutzer des kutego-Webmoduls ziehen das Preismodul per Drag-and-Drop auf die gewünschte Seite. Auf externen Webseiten wird die Preisbox per iFrame oder Direktlink eingebunden. Änderungen an den Preisboxen in der Software werden automatisch auf der Webseite übernommen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Karte mit automatischer Einbuchung und einer Karte mit freier Tageswahl?

Bei einer Karte mit automatischer Einbuchung wird der Kunde direkt für die festgelegte Anzahl an Kurstagen eingebucht – z. B. für die nächsten zehn Termine. Er muss sich um nichts kümmern und hat einen festen Platz. Bei der freien Tageswahl erwirbt der Kunde ein Kontingent (z. B. zehn Einheiten) und wählt selbst über sein Kundenlogin, an welchen Terminen er teilnehmen möchte. Jeder gebuchte Tag wird automatisch vom Kontingent abgezogen. Diese Variante eignet sich für Kunden mit unregelmäßigem Zeitplan. Für die freie Tageswahl sollte der Kunden-Login als Pflicht aktiviert sein.

Was bedeutet „kursübergreifende Nutzung” bei einem Kartenvertrag?

Bei einem Kartenvertrag mit kursübergreifender Nutzung kann der Kunde sein Kartenkontingent nicht nur in einem einzigen Kurstermin einlösen, sondern in allen Kursterminen, die mit dieser Laufzeitvorlage verknüpft sind. Die Software zieht die genutzten Tage automatisch vom Kontingent ab. Diese Option muss explizit in der Laufzeitvorlage aktiviert werden und die freie Tageswahl muss eingeschaltet sein. Bei aktivierter kursübergreifender Nutzung stehen dem Kunden alle Kurse zur Auswahl, die mit der jeweiligen Laufzeit verknüpft sind (zum Zeitpunkt der Buchung).

Ab wann beginnt die Gültigkeitsdauer bei einem kursübergreifenden Kartenvertrag?

Bei einem normalen Kartenvertrag beginnt die Gültigkeitsdauer ab dem nächstmöglichen Kurseinstieg. Bei einem kursübergreifenden Kartenvertrag gilt das Buchungsdatum als Startpunkt der Gültigkeitsdauer – nicht das Einstiegsdatum des gewählten Kurstermins. Der Grund: Da der Kunde das Kontingent in verschiedenen Kursen einlösen kann, ist der frühestmögliche Einstieg schwer einheitlich zu bestimmen.

Was ist eine Anschlusslaufzeit und wann brauche ich sie?

Eine Anschlusslaufzeit kommt zum Einsatz, wenn du nach einer Erstlaufzeit (z. B. drei Monate) eine andere Vertragsbedingung für die Verlängerung möchtest (z. B. monatliche Folgelaufzeit). Nach Ablauf der Erstlaufzeit greift automatisch die Anschlusslaufzeit mit eigener Kündigungsfrist und eigener Zahlweise und wiederholt sich bis zur Kündigung. Wenn die Erstlaufzeit und die Folgelaufzeit identisch sind, reicht die einfache automatische Verlängerung ohne separate Anschlusslaufzeit.

Welche Optionen gibt es für den Vertragsbeginn bei Dauerkursen?

Beim Anlegen einer Vertragslaufzeit stehen vier Optionen zur Verfügung. „Ab Buchungsdatum” startet den Vertrag sofort am erstmöglichen Kurstag nach der Buchung. „Zum nächsten Ersten des Kalendermonats” lässt den Vertrag immer am Monatsersten beginnen. „Anteilig bis zum nächsten Ersten des Kalendermonats” ermöglicht einen sofortigen Start mit anteiliger Erstabrechnung, alle weiteren Rechnungen laufen dann zum 1. des Monats. „Frei wählbar durch den Kunden” gibt dem Kunden die Möglichkeit, sein Startdatum selbst zu bestimmen.

Was ist eine stille Verlängerung und für wen eignet sie sich?

Die stille Verlängerung ist eine Option in der Vertragslaufzeit, bei der weder eine Erinnerungsmail noch eine Rechnung an den Kunden versendet wird – der Vertrag verlängert sich stillschweigend und der Betrag kann stillschweigend per Lastschrift eingezogen werden. Sie eignet sich besonders für Anbieter, die mit Lastschrift arbeiten und ihre Kunden nicht monatlich mit Rechnungsmails konfrontieren möchten. Bei aktivierter stiller Verlängerung wird auch keine Erinnerungsmail zur bevorstehenden Verlängerung verschickt.

Kann ich eine einmalige Startgebühr oder Aufnahmegebühr in einer Vertragslaufzeit hinterlegen?

Ja. In jeder Vertragslaufzeit kannst du optional eine frei benennbare Startgebühr hinterlegen – z. B. „Aufnahmegebühr”, „Einmalzahlung bei Vertragsbeginn” oder „Startpaket”. Diese Gebühr wird einmalig bei der ersten Buchung des Vertrags auf der Rechnung ausgewiesen und danach nicht mehr berechnet.

Wie lege ich einen Erstattungspreis pro Kurseinheit fest und wofür wird er verwendet?

Den Erstattungspreis pro Kurseinheit hinterlegst du in den Finanzoptionen der Vertragslaufzeit oder direkt im Blockkurs unter „Kundenpreise”. Er gibt an, welcher Betrag dem Kunden als Kundenguthaben gutgeschrieben wird, wenn ein einzelner Kurstag ausfällt und du ihn manuell über „Tag fällt aus > Erstatten” erstattest. Bei der anteiligen Abrechnung spielt dieser Wert keine Rolle – dort wird immer prozentual vom tatsächlichen Rechnungsbetrag abgezogen.

Wie funktioniert die anteilige Abrechnung bei Dauerkursen?

Die anteilige Abrechnung sorgt dafür, dass Kunden nur für tatsächlich stattgefundene Kurstage zahlen. Das System prüft bei der Monatsabrechnung automatisch, ob Kurstage ausgefallen sind, und zieht den prozentualen Anteil direkt vom Rechnungsbetrag ab. Fällt ein Tag kurzfristig aus, nachdem die Rechnung bereits gestellt wurde, wird automatisch eine Gutschrift im Kundenkonto hinterlegt, die mit der nächsten Abrechnung verrechnet wird. Stornierungen sind damit nicht mehr notwendig.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die anteilige Abrechnung korrekt funktioniert?

Drei Dinge müssen gleichzeitig aktiv sein. Im Kurstermin müssen die Schalter „Schließtage ausfallen lassen” und „Schließtage nicht berechnen” aktiviert sein. Im Vertrag des Kunden muss der Schalter „Anteilige Abrechnung” aktiviert sein. Außerdem müssen die betreffenden Schließtage im Standort unter „Schließzeiten” korrekt hinterlegt sein. Fehlt eine der Voraussetzungen, greift die anteilige Berechnung nicht.

Wie wird die Abschlussrechnung bei einer Kündigung mitten im Abrechnungszeitraum berechnet?

Das System ermittelt, wie viele Kurstage im Abrechnungszeitraum tatsächlich stattfinden und wie viele durch das eingetragene Kündigungsdatum wegfallen. Ausgehend vom Standardpreis wird dann ein prozentualer Anteil für die Abschlussrechnung berechnet – entsprechend der tatsächlich genutzten Tage. Bei Mitgliedschaften hingegen erfolgt die Abschlussrechnung tagesgenau.

Wie kann ich nachvollziehen, wer einen Vertrag geändert hat?

Im letzten Reiter eines Vertrags findest du die „Vertragshistorie”. Dort wird automatisch dokumentiert, welcher Mitarbeiter den Vertrag angelegt, bearbeitet oder beendet hat – inklusive Datum und Uhrzeit. So ist jede Änderung lückenlos nachvollziehbar.

Was ist die Nachholfunktion und wie funktioniert sie grundsätzlich?

Die Nachholfunktion ermöglicht es Teilnehmern, sich von einem gebuchten Kurstag abzumelden und diesen Tag in einem anderen Termin der gleichen Kurskategorie (optional auch in anderen Kategorien) nachzuholen. Der verpasste Tag wird im Kundenkonto als Nachholanspruch hinterlegt. Der Kunde wählt über sein Kundenlogin eigenständig einen freien Ersatztermin aus. Nach der Einbuchung erlischt der Nachholanspruch automatisch. Das System ist vollständig automatisiert – Mitarbeiter müssen in der Regel nicht eingreifen.

Wie aktiviere ich die Nachholfunktion für eine Kurskategorie?

Öffne die gewünschte Kurskategorie und aktiviere auf der ersten Seite den Schalter „Nachholung”. Im Reiter „Nachholung” kannst du dann detailliert festlegen, unter welchen Bedingungen ein Nachholanspruch entsteht, ob Nachholtage in anderen Kategorien möglich sind, ob Nachholung in freien Plätzen erlaubt ist und wie lange der Nachholanspruch gültig bleibt.

Kann ich die Nachholung auf Kurse anderer Kategorien ausweiten?

Ja. In der Kurskategorie kannst du im Reiter „Nachholung” zusätzliche Kategorien freigeben, in denen Kunden ihre Nachholtage wahrnehmen dürfen. So bietest du maximale Flexibilität, wenn du mehrere ähnliche Kursangebote hast.

Was ist der Unterschied zwischen „Nachholung in freien Plätzen” und der normalen Nachholung?

Bei der normalen Nachholung kann ein Kunde einen Nachholtermin nur buchen, wenn sich ein anderer Teilnehmer von einem Kurstag abgemeldet hat und dadurch ein Platz frei wurde. Die maximale Teilnehmerzahl bleibt immer gewahrt. Bei der „Nachholung in freien Plätzen” darf der Kunde auch an laufenden Kursen mit noch freien Plätzen teilnehmen, ohne dass jemand abgemeldet sein muss. Nachholer werden in diesem Fall nicht zur maximalen Teilnehmerzahl gezählt, der Platz bleibt also weiterhin extern buchbar. Diese Option eignet sich, wenn Kurse generell nicht ausgebucht sind und mehr Nachholmöglichkeiten gewünscht sind.

Wie lange bleibt ein Nachholanspruch gültig und kann ich eine Frist festlegen?

Ja. In der Kurskategorie unter dem Reiter „Nachholung” kannst du eine Gültigkeitsdauer für Nachholansprüche definieren. Die Frist beginnt automatisch ab dem Tag der Abmeldung. Das System prüft jede Nacht abgelaufene Ansprüche und löscht diese automatisch. Alternativ kannst du die Regel „Nur während des gebuchten Zeitraums nachholen” aktivieren – dann ist Nachholen nur möglich, solange der Vertrag des Kunden läuft. Beide Optionen lassen sich nicht kombinieren.

Kann ich die Nachholung auf Mitarbeiter beschränken, sodass Kunden sie nicht selbst verwalten können?

Ja. In der Kurskategorie unter „Nachholung” kannst du die Option „Nachholung nur über Mitarbeiter” aktivieren. Ist diese Option aktiv, können Kunden keine eigenständige Nachholoption nutzen – alle Nachholtermine werden ausschließlich von Mitarbeitern vergeben und verwaltet.

Wie lösche ich einen Nachholanspruch manuell – einzeln oder für mehrere Kunden gleichzeitig?

Einzelne Nachholansprüche können direkt im Kundenprofil unter dem Reiter „Teilnehmer” über den Button „Offene Nachholtage” zurückgesetzt werden. In der Teilnehmerliste eines Kurstermins findest du unterhalb der Liste alle offenen Nachholer – dort kannst du einzelne oder alle markieren und über Tools > „Nachholer entfernen” löschen. Dabei kannst du wählen, ob nur dieser Nachholtermin oder der gesamte Nachholanspruch des Kunden gelöscht werden soll. Optional werden die betroffenen Kunden automatisch per E-Mail informiert. Kursübergreifend findest du alle offenen Nachholansprüche unter Kurse > Nachholtermine.

Werden Kunden automatisch benachrichtigt, wenn ein Nachholplatz frei wird?

Ja. Wenn sich ein Teilnehmer von einem Kurstag abmeldet und dadurch ein Platz frei wird, informiert das System automatisch alle Kunden mit offenen Nachholansprüchen per E-Mail über den frei gewordenen Platz. Diese automatische Benachrichtigung reduziert manuelle Eingriffe und bietet Kunden maximale Flexibilität.

Warum sieht mein Kunde einen bestimmten Kurstermin nicht als Nachholoption?

Dafür gibt es mehrere mögliche Ursachen. Der Kurstermin kann bereits begonnen haben und alle Plätze sind belegt – Nachholer dürfen sich erst nach Kursstart in freie Plätze einchecken, wenn keine anderen Nachholer vorgemerkt sind. Außerdem können die Einstellungen des Kunden im Kundenlogin (z. B. bevorzugte Wochentage, Uhrzeiten oder Standort) den Kurs ausschließen. Es ist auch möglich, dass die Nachholung in dieser Kurskategorie nicht für den betreffenden Kurstermin freigegeben ist oder der Nachholanspruch bereits abgelaufen ist.

Was passiert mit einem Nachholanspruch, wenn der Vertrag des Kunden endet?

Das hängt von der Konfiguration der Kurskategorie ab. Wenn die Option „Nur während des gebuchten Zeitraums nachholen” aktiviert ist, verfällt der Nachholanspruch automatisch mit Vertragsende. Ist stattdessen eine feste Gültigkeitsdauer hinterlegt, bleibt der Anspruch bis zum Ablauf dieser Frist bestehen – unabhängig davon, ob der Vertrag noch läuft. Ist keine Gültigkeitsdauer definiert und die Zeitraumbeschränkung deaktiviert, bleibt der Anspruch unbefristet erhalten, bis er genutzt oder manuell gelöscht wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Abonnement (Kursreihe) und einem normalen Blockkurs?

Ein normaler Blockkurs ist ein einzelner Kurs mit festem Start und Ende. Kunden buchen sich einmalig ein und sind für diesen Block dabei. Eine Kursreihe (Abonnement) verknüpft mehrere Blockkurse hintereinander. Kunden, die den ersten Kurs im Abonnement buchen, erhalten automatisch eine Platzreservierung in allen Folgekursen der Reihe – ohne erneute Buchung. Das Abonnement läuft weiter, bis der Kunde aktiv kündigt. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber dem Einzelkurs: Der Kunde muss aktiv werden, um nicht dabei zu sein.

Wie lege ich eine Kursreihe mit mehreren aufeinanderfolgenden Blockkursen an?

Gehe zunächst in die Kurskategorie und aktiviere dort den Schalter „Abonnement”. Lege dann unter Kurstermine den ersten Kurs ganz normal über „Anlegen” an. Um den Folgekurs zu erstellen, wähle beim Erstkurs „Aktion > Kopieren”. In der Maske siehst du die Zeile „Folgekurs von: [Dein Erstkurs]” – passe alle gewünschten Parameter an und speichere. Wiederhole diesen Kopiervorgang für jeden weiteren Folgekurs der Reihe. Alle neuen Folgekurse werden immer über Kopieren erstellt – nie über Anlegen.

Warum muss ich den ersten Kurs einer Reihe über „Anlegen” und alle Folgekurse über „Kopieren” erstellen?

Erst durch „Aktion > Kopieren” wird die Verknüpfung zur Kursreihe hergestellt. kutego® erkennt dabei automatisch, dass es sich um den Folgekurs eines bestehenden Kurses handelt, und zeigt die Zeile „Folgekurs von: [Kursname]” an. Nur so entsteht die technische Verbindung, die Abonnenten nach Ablauf der Kündigungsfrist automatisch in den Folgekurs einbucht. Würdest du den Folgekurs über „Anlegen” erstellen, würde diese Verknüpfung fehlen und die automatische Umbuchung würde nicht funktionieren.

Was passiert, wenn der Folgekurs nicht vor Ablauf der Kündigungsfrist angelegt ist?

Wenn der Folgekurs noch nicht existiert oder nicht auf „aktiv” gestellt ist, wenn die Kündigungsfrist abläuft, werden die Abonnenten nicht automatisch eingebucht. Es erfolgt keine rückwirkende Einbuchung. Du solltest daher den Folgekurs immer rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist anlegen und aktivieren. Die Kündigungsfrist für Abonnements ist unter Kurse > Einstellungen konfigurierbar.

Wie sehe ich vorgemerkte Teilnehmer mit Platzreservierung im Folgekurs?

Sobald ein Abonnent im Erstkurs eingebucht ist, erscheint er im Folgekurs unterhalb der Teilnehmerliste als „Abonnenten”. Diese vorgemerkten Teilnehmer werden bereits auf die maximale Teilnehmerzahl angerechnet. Nach Ablauf der Kündigungsfrist werden sie automatisch in die Teilnehmerliste übernommen und erhalten eine offene Rechnung.

Wann werden vorgemerkte Abo-Teilnehmer automatisch in den Folgekurs eingebucht?

Die automatische Einbuchung erfolgt nach Ablauf der Abonnement-Kündigungsfrist, die du unter Kurse > Einstellungen definiert hast. Diese Frist bezieht sich immer auf den Starttermin des Folgekurses. Bis dahin erscheinen Abonnenten als „vorgemerkt”. Nach Ablauf der Frist werden sie fest in die Teilnehmerliste übernommen und erhalten automatisch eine Rechnung. Voraussetzung ist, dass der Folgekurs aktiv ist.

Wie kündigt ein Kunde ein Abonnement (Kursreihe)?

Der Kunde kann sein Abonnement über den Kundenlogin im Reiter „Buchungen” oder „Kurse” eigenständig kündigen. kutego® berücksichtigt dabei automatisch die hinterlegte Kündigungsfrist. Du wirst als Betreiber per E-Mail über die Kündigung informiert. Möchtest du die eigenständige Kündigung durch Kunden unterbinden, kannst du den entsprechenden Bereich im Kundenlogin unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount deaktivieren.
Mitarbeiter können Abonnements für Teilnehmer ebenfalls kündigen, indem sie in der Teilnehmerliste des Kurstermins über “…” > die Option „Abo entfernen“ wählen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Schließtag und einem „fällt aus”-Tag?

Ein Schließtag wird im Standort unter „Schließzeiten” hinterlegt und gilt standortweit für alle Kurse, bei denen der Schalter „Schließtage ausfallen lassen” und “Schließtage nicht berechnen” aktiv ist. Er eignet sich für planbare, wiederkehrende Schließzeiten wie Feiertage oder Ferien und wird bei aktivierter “anteiliger Abrechnung” dem Kunden nicht in Rechnung gestellt. . Ein „fällt aus”-Tag ist eine manuelle Markierung für einen einzelnen Kurstag in einem konkreten Kurstermin oder er wird automatisch gesetzt, wenn der Schalter “Schließtage ausfallen lassen” aktiviert ist ohne anteilige Abrechnung. Er eignet sich für kurzfristige, ungeplante Ausfälle wie Krankheit des Kursleiters. Beide Varianten können dem Kunden optional erstattet werden, funktionieren aber technisch unterschiedlich.

Wie richte ich Schließtage für einen Standort ein?

Gehe zu Unternehmen > Standorte und wähle den gewünschten Standort aus. Hinterlege dein Bundesland. Im Reiter „Schließzeiten” findest du anschließend eine Auflistung aller Feiertage und Ferien des hinterlegten Bundeslands. Du kannst dort festlegen, ob der Standort an diesen Tagen geöffnet bleibt oder geschlossen ist. Eigene Schließzeiten lassen sich zusätzlich manuell eintragen. Damit die Schließtage in einem Kurstermin berücksichtigt werden, muss dort der Schalter „Schließtage ausfallen lassen” aktiviert sein.

Welche zwei Schalter müssen aktiv sein, damit Schließtage automatisch nicht berechnet werden?

Im Kurstermin müssen beide Schalter „Schließtage ausfallen lassen” und „Schließtage nicht berechnen” aktiviert sein. Zusätzlich muss im Vertrag des Kunden die anteilige Abrechnung eingeschaltet sein. Nur wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, werden Schließtage bei der nächsten Rechnungserstellung automatisch herausgerechnet.

Was muss ich tun, wenn ich die anteilige Abrechnung nachträglich aktiviere und Schließtage schon gesetzt sind?

Aktiviere zunächst im Kurstermin und in den Verträgen die Schalter für die anteilige Abrechnung. Damit das System bereits gesetzte Schließtage erkennt und auf vorhandenen Kurstagen anwendet, musst du die Schließtage im Standort neu setzen: Deaktiviere sie zunächst, speichere, und aktiviere sie danach erneut. Erst durch diesen Vorgang erkennt das System die Schließtage als neu und überträgt sie auf die bereits generierten Kurstage. Du kannst die Wirkung prüfen, indem du im Kurstermin den Reiter „Tage” öffnest und nachschaust, ob der rote Button „Schließtag” an den betreffenden Tagen angezeigt wird.

Warum hat ein Teilnehmer keine Erstattung für einen Schließtag erhalten?

Dafür gibt es drei häufige Ursachen.

1. War der Teilnehmer zum Zeitpunkt der manuellen Erstattung bereits nicht mehr in der Teilnehmerliste eingetragen? Die Erstattung über „Tag fällt aus > Erstatten” gilt nur für Teilnehmer, die im Moment des Klicks in der Liste stehen.
2. Ist die anteilige Abrechnung zwar in der Vorlage, aber nicht im konkreten Vertrag des Kunden aktiviert?
3. Wurde der Schließtag korrekt im Standort hinterlegt und der Schalter „Schließtage ausfallen lassen” im Kurstermin eingeschaltet? Alle drei Punkte müssen erfüllt sein.

Was ist der Unterschied zwischen einer Stufe und einem Abzeichen?

Ein Abzeichen ist ein flexibler Marker, der einem Teilnehmer zugewiesen wird – entweder manuell, als Massenaktion oder automatisch nach Erfüllung definierter Bedingungen. Abzeichen können intern (nur für Mitarbeiter sichtbar) oder öffentlich (im Kundenlogin sichtbar) sein und optional mit einem Zertifikat verknüpft sein. Eine Stufe dokumentiert den Leistungsstand eines Teilnehmers und kann als Buchungsvoraussetzung für bestimmte Kurse genutzt werden. Stufen werden entweder manuell vergeben oder automatisch, wenn ein Abzeichen eine Stufenzuordnung hat und alle Bedingungen erfüllt sind.
Kurz: Abzeichen dokumentieren Erfolge und Fortschritte, Stufen steuern den Zugang zu weiterführenden Angeboten.

Wie vergebe ich eine Stufe manuell an einen Teilnehmer?

Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Teilnehmer”. Klicke auf „Bearbeiten” beim entsprechenden Teilnehmer und wähle die gewünschte Stufe aus dem Dropdown. Speichere die Änderung. Die Stufe wird sofort im Profil hinterlegt und gilt als Buchungsvoraussetzung für entsprechend eingeschränkte Kurse.

Kann ich Stufen als Voraussetzung für die Buchung eines Kurses setzen?

Ja. In der Kurskategorie kannst du im entsprechenden Feld festlegen, dass nur Teilnehmer mit einer bestimmten Stufe Kurstermine dieser Kategorie buchen dürfen. Kunden ohne die erforderliche Stufe können den Kurs nicht buchen. Das ermöglicht einen automatischen Qualifizierungspfad: Teilnehmer erfüllen ein Abzeichen, erhalten die Stufe und können anschließend weiterführende Angebote buchen.

Wie vergebe ich Abzeichen an mehrere Teilnehmer gleichzeitig?

Öffne die Teilnehmerliste des gewünschten Kurstermins, markiere die gewünschten Teilnehmer über die Checkboxen und klicke auf den Tools-Button. Wähle dort die Option zum Vergeben von Abzeichen. So können Abzeichen als Massenaktion an mehrere Teilnehmer gleichzeitig zugewiesen werden, ohne jeden Teilnehmer einzeln öffnen zu müssen.

Kann ich Bedingungen für ein Abzeichen auch als Massenaktion erfüllen?

Ja. Neben der Vergabe von Abzeichen kann auch das Erreichen einer bestimmten Bedingung über die Teilnehmerliste als Massenaktion zugeteilt werden. Markiere dazu die gewünschten Teilnehmer und wähle über Tools die entsprechende Bedingung aus.

Wo sehe ich den Fortschritt eines Teilnehmers bei einem Abzeichen?

In der Teilnehmerliste erkennst du den Fortschritt direkt am grünen Ring beim Abzeichen-Icon. Wenn du mit der Maus über das Abzeichen fährst, werden die erfüllten und noch offenen Bedingungen direkt angezeigt. Im Kundenprofil unter dem Reiter „Teilnehmer” findest du ebenfalls alle zugeordneten Abzeichen mit dem aktuellen Stand.

Sehen Kunden ihre Abzeichen und den Fortschritt im Kundenlogin?

Ja, sofern das Abzeichen beim Anlegen als „sichtbar” konfiguriert wurde. Der Kunde sieht im Kundenlogin seine Abzeichen inklusive des Fortschritts (grüner Ring), welche Bedingungen bereits erfüllt sind und was noch fehlt. Wenn alle Pflichtbedingungen erfüllt sind und ein Zertifikat verknüpft ist, wird dieses automatisch zum Download bereitgestellt. Intern genutzte Abzeichen (unsichtbar) sind für Kunden nicht einsehbar.

Was passiert, wenn ein Teilnehmer ein Abzeichen in einem anderen Kurs bereits erhalten hat?

Abzeichen werden kursübergreifend verwaltet. Wenn in der Teilnehmerliste angezeigt wird, dass das Abzeichen bereits vergeben ist, bedeutet das, dass der Teilnehmer es in einem anderen Kurs oder von einem anderen Trainer erhalten hat. Es entsteht kein Doppeleintrag. Du kannst Bedingungen über das entsprechende Modal aktualisieren. Wenn das Zertifikat den falschen Kursbezug anzeigt, kann es aus dem passenden Kurs heraus neu generiert werden.

Wie aktiviere ich Bewertungen für meine Kurse und wo werden sie angezeigt?

Öffne die gewünschte Kurskategorie und gehe in den Reiter „Ansichtsoptionen”. Aktiviere dort den Schalter „Kundenmeinungen anzeigen”. Damit werden Bewertungen im Kursmodul auf deiner Webseite direkt bei den Kursen sichtbar. Bewertungen können unter Kurse > Bewertungen manuell angelegt werden – optional einem bestehenden Kunden zugeordnet – und lassen sich jederzeit auf sichtbar oder unsichtbar stellen. Bestehendes Feedback aus Google Business lässt sich per Copy & Paste übertragen.

Wie verhindere ich, dass sich zu viele Teilnehmer gleichzeitig einbuchen (Überbuchung)?

Aktiviere unter Kurse > Einstellungen die „Platzreservierung im Buchungstunnel”. Während des Checkout-Prozesses wird der Kursplatz dadurch für den buchenden Kunden temporär reserviert, sodass keine zwei Buchungen gleichzeitig denselben letzten Platz belegen können. Die Dauer der Reservierung kannst du individuell einstellen. Läuft die Reservierungszeit ab, wird der Buchungsvorgang abgebrochen und der Platz wieder freigegeben.

Was ist die Platzreservierung im Buchungstunnel und wann sollte ich sie aktivieren?

Die Platzreservierung im Buchungstunnel sperrt den Kursplatz temporär für einen Kunden, während er den Buchungsprozess durchläuft. Das verhindert, dass bei gleichzeitigen Buchungen mehrere Kunden denselben letzten Platz erwerben. Du solltest sie aktivieren, wenn du regelmäßig stark nachgefragte Kurse mit wenigen Plätzen anbietest oder bereits Fälle von Überbuchungen erlebt hast. Die Einstellung findest du unter Kurse > Einstellungen.

Wie funktioniert die Mindestteilnehmer-Prüfung und was passiert, wenn die Mindestzahl nicht erreicht wird?

Du hinterlegst beim Blockkurs eine Mindestteilnehmerzahl und einen Prüfungstag. An diesem Tag prüft kutego® automatisch, ob die Mindestanzahl erreicht wurde. Wurde sie erreicht, bleibt der Kurs aktiv. Wurde sie nicht erreicht, wird der Kurs inaktiv geschaltet und alle Teilnehmer sowie der Kursleiter erhalten automatisch eine Benachrichtigung. Optional kannst du aktivieren, dass alle Teilnehmer automatisch aus dem Kurs entfernt und ihre Rechnungen storniert werden. Bereits bezahlte Rechnungen kannst du anschließend unter Finanzen > Stornierungen abwickeln.

Kann ich die Mindestteilnehmer-Prüfung verschieben, wenn sich noch Anmeldungen ergeben könnten?

Ja. Auch wenn die Prüfung bereits automatisch vom System durchgeführt wurde, kann die Frist bewusst auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Das löst die Mindestteilnehmer-Prüfung zum neuen Zeitpunkt erneut aus. So behältst du die Kontrolle, wenn sich Anmeldungen kurzfristig noch verändern.

Wie kann ich die Altersprüfung für die Warteliste deaktivieren, ohne sie für die Buchung zu deaktivieren?

Öffne den gewünschten Kurstermin und wechsle in den Reiter „Einschränkungen”. Dort findest du separat die Option „Altersprüfung für Warteliste deaktivieren”. So gilt die Altersbeschränkung weiterhin für die direkte Buchung, die Warteliste bleibt aber für alle Interessenten offen – unabhängig vom Alter.

Kann ich Kursgebühren nach Kursstart automatisch reduzieren?

Ja. In der Kurskategorie unter den allgemeinen Einstellungen kannst du die Option „Preisreduzierung nach Kursstart” aktivieren. Damit lässt sich festlegen, ob und in welchem Umfang der Kurs nach seinem Startdatum zu einem reduzierten Preis buchbar ist. Das eignet sich z. B. für Blockkurse, bei denen Teilnehmer, die erst zur zweiten Hälfte einsteigen, weniger zahlen sollen. Aktiviere beim jeweiligen Kurstermin die Option „Buch- und sichtbar nach Beginn“, um festzulegen, dass Teilnehmer auch nach Kursstart bei freien Plätzen noch einsteigen können.

Was ist der Unterschied zwischen „Kurs inaktiv setzen” und „Kurs archivieren”?

Ein inaktiv gesetzter Kurs wird weder auf der Webseite noch im Dashboard-Kalender angezeigt – weder für Mitarbeiter noch für Kunden. Er ist vollständig ausgeblendet. Ein archivierter Kurs hingegen zudem noch aus der aktiven Kursübersicht ausgeblendet, bleibt aber mit allen Daten erhalten und kann jederzeit über den Button „Archiv” wieder eingeblendet werden. Die Archivierung eignet sich für dauerhaft abgeschlossene Kurse. Inaktiv setzen eignet sich, wenn du einen Kurs vorübergehend nicht sichtbar haben möchtest.

Wie sehe ich in der Kursterminübersicht auf einen Blick, welche Kurse noch keinen Kursleiter haben?

Im Dashboard kannst du gezielt nach Kursen ohne Kursleiter filtern. Diese Filteroption ist besonders hilfreich nach eingetragenen Abwesenheiten von Kursleitern, wenn für einzelne Kurstage noch eine Vertretung gefunden werden muss. Kurse ohne hinterlegten Kursleiter werden in dieser Ansicht sofort kenntlich gemacht, damit du gezielt reagieren kannst.

Ich habe die kursübergreifende Nutzung aktiviert, aber mein Kunde sieht die neuen Kurse nicht – woran liegt das?

Das liegt daran, dass ein Kunde bei kursübergreifenden Kartenverträgen immer nur die Kurse sieht, die zum Zeitpunkt seines Vertragsabschlusses in der Laufzeitvorlage verknüpft waren. Neu hinzugefügte Kurse werden bestehenden Verträgen nicht automatisch mitgegeben.

So aktivierst du die kursübergreifende Nutzung nachträglich für bestehende Verträge:
Gehe zu Kurse > Vertragslaufzeiten und öffne die entsprechende Laufzeitvorlage. Deaktiviere den Schalter „kursübergreifende Nutzung” und speichere.
Öffne die Vorlage erneut, aktiviere den Schalter wieder und bestätige im folgenden Pop-up, dass die Änderung auf alle bestehenden Verträge übernommen werden soll.
Nach dem Speichern sind alle verknüpften Kurse für den Kunden sichtbar.

Wichtig: Wenn du beim erstmaligen Hinzufügen neuer Kurse das Pop-up mit „Nein” bestätigt hast, ist das Deaktivieren und Reaktivieren des Schalters der einzige Weg, um bestehende Verträge nachträglich zu aktualisieren.

Wie lösche ich eine Kategorie?

Eine Kategorie kann nur gelöscht werden, wenn sie mit keinem Angebot mehr verknüpft ist. Öffne dazu zunächst alle Angebote, die noch dieser Kategorie zugeordnet sind, und weise ihnen eine andere Kategorie zu. Sobald du alle Verknüpfungen aufgelöst hast, kannst du die Kategorie unter Webseite > Kategorien löschen.

Wie kann ich einen Kurstermin in eine andere Kategorie verschieben?

Öffne den gewünschten Kurstermin zum Bearbeiten und wähle in der Zeile Kategorie die neue gewünschte Kategorie aus. Anschließend speicherst du den Kurstermin — die Änderung wird sofort übernommen.

Kann ich die Kategorie auch nachträglich ändern, wenn ich mein Angebot kopiert habe?

Ja. Auch bei kopierten Kursterminen kannst du die Kategorie nachträglich anpassen. Öffne dazu den kopierten Kurstermin zum Bearbeiten und wähle die gewünschte Kategorie wie gewohnt aus.

Kann ich eine Kategorie löschen, wenn sie nicht mehr verwendet wird?

Ja. Kategorien, die mit keinem Kurs mehr verknüpft sind, können gelöscht werden. Stelle sicher, dass du alle Kurstermine vorher einer anderen Kategorie zugeordnet hast — erst dann ist die Löschung möglich.