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Häufige Fragen

Wie lege ich einen neuen Kurs an?​

Gehe zu Kurse > Kurstermine und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Wähle einen Kurstitel, füge eine Beschreibung hinzu und lege Start- und Enddatum, Wochentag, Uhrzeit, Standort fest. Im zweiten Reiter generierst du anhand dieser Details automatisch die Kurstage. Nach dem Speichern erscheint der Kurs in deiner Kursübersicht und – sofern verknüpft – automatisch auf deiner Webseite. Bei Dauerkursen erstelle zunächst eine Laufzeitvorlage, bevor du einen Kurstermin anlegst.

Wie kopiere ich bestehende Kurstermine, um schnell neue Kurse zu erstellen?​

Über die Aktion „Kopieren“ kannst du einen bestehenden Kurstermin duplizieren. Alle Daten wie Kursleiter, Standort, Preise und Einstellungen werden übernommen, sodass du nur noch Zeitraum und den Kurstitel anpassen musst > im Reiter “Tage” schnell die neuen Tage generieren und speichern.
Beachte: Wenn du mit einer Abonnement-Kursreihe arbeitest, also Blockkurse als Kursreihe schaltest, legst du über “Aktion > Kopieren” jeweils den Folgekurs deines Erstkurses fest. Alle Erstkurse müssen in diesem Fall über “Anlegen” erstellt werden, da die Kursreihe durch “Aktion > Kopieren” gebildet wird.

Wie ändere ich den Kursleiter für einzelne Kurstage?​

Öffne die Teilnehmerliste des Kurstermins und entferne oben links den bisherigen Kursleiter. Wähle anschließend den gewünschten Vertretungsleiter aus. Du kannst so einzelne Kurstage auswählen und den Kursleiter gezielt nur für diese Tage ändern. Falls bereits eine Abwesenheit für den regulären Kursleiter eingetragen wurde, kann dieser über den Schalter „Von Kursterminen auschecken“ automatisch abgemeldet werden. In der Teilnehmerliste kannst du oben links den neuen Vertretungsleiter auswählen. Im Dashboard hast du zudem die Möglichkeit, nach Kursen ohne Kursleiter zu filtern. So erkennst du auf einen Blick, für welche Kurse noch ein Ersatz benötigt wird.

Wie kann ich Teilnehmer zwischen Kursen umbuchen?​

Blockkurse: über die Teilnehmerliste > … > „in anderen Kurstermin verschieben“.
Dauerkurse: direkt im Vertrag > Reiter Vertragsdaten, indem du in der Zeile „Kurs“ einen anderen Kurs mit gleicher Vertragslaufzeit auswählst.

Wie kann ich Kurse automatisch wiederholen lassen?​

In der Kurserstellung kannst du im Abschnitt „Wiederholungen“ festlegen, ob und in welchem Rhythmus sich der Kurs wiederholen soll – z. B. wöchentlich, 14-tägig oder monatlich. kutego® erstellt dann automatisch alle Folgetermine im angegebenen Zeitraum. Diese Funktion eignet sich besonders für fortlaufende Kursreihen oder Trainingsblöcke.

Wie kann ich die maximale Teilnehmerzahl eines Kurses festlegen?​

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kurses findest du das Feld „Maximale Teilnehmerzahl“. Sobald diese Anzahl erreicht ist, wird der Kurs automatisch als ausgebucht markiert. Optional kannst du den Wartelistenmodus oder den Info-Agent aktivieren, damit sich weitere Interessenten vormerken oder über neue Angebote per E-Mail informiert werden können.

Wie verwalte ich Nachholtermine für Kursausfälle?​

Unter Kurse > Nachholung kannst du kursübergreifend alle Nachholansprüche einsehen oder löschen. Zudem siehst du unterhalb der jeweiligen Teilnehmerliste eines Kurstermins alle Kunden, die für diesen Termin einen gültigen Nachholanspruch haben, und kannst Nachholer manuell einbuchen. Grundsätzlich ist das Nachholsystem jedoch darauf ausgelegt, dass der Kunde seine Nachholtermine selbstständig über seinen Kunden-Login verwaltet. Idealerweise hast du als Mitarbeiter keinen direkten Aufwand mit dem Nachholsystem. Der Kunde kann in seinem Login passende Nachholtermine auswählen und sich eigenständig einbuchen. Nach der Buchung erlischt sein Nachholanspruch automatisch.

Wie aktiviere ich Abonnements bzw. Kursreihen?​

Um einzelne Blockkurse als Kursreihe anzulegen, aktiviere in der Kurskategorie den Schalter „Abonnement/Kursreihe“. Danach kannst du unter Kurse > Kurstermine den ersten Termin als Startkurs erstellen und über die Aktion „Kopieren“ einen Folgekurs hinzufügen, um die Kursreihe zu erweitern.

Wie ändere ich den Kursleiter für eine gesamte Kursreihe?​

Bearbeite den entsprechenden Kurstermin und wähle einen neuen Dozenten aus. Änderungen an zukünftigen Terminen werden automatisch berücksichtigt.

Wie aktiviere ich Wartelisten für meine Kurse?​

Im jeweiligen Kurstermin unter > Optionen kannst du die Wartelistenfunktion aktivieren. Dadurch wird der “Buchen”-Button bei einem ausgebuchten Kurs automatisch in den Button “Warteliste” umgewandelt. So gehen dir keine Kundeninformationen verloren, und interessierte Kunden können sich mit allen notwendigen Angaben, die du für die Rechnungserstellung benötigst, in die Warteliste eintragen. Die Interessenten auf der Warteliste findest du unterhalb der Teilnehmerliste des jeweiligen Kurstermins sowie kursübergreifend unter “Kurse > Wartelisten”. Du hast die Möglichkeit, Interessenten auf der Warteliste per Mitteilung anzuschreiben, ihnen ein Angebot für einen freigewordenen Kursplatz zu machen oder sie direkt per Rechnung einzubuchen.

Wie kann ich Feiertage oder Ferien im Kursplan blockieren?​

Du hast die Möglichkeit, unter “Unternehmen > Standorte” einen Standort mit einem Bundesland anzugeben. Nachdem du das Bundesland ausgewählt hast, findest du im Reiter “Schließzeiten” eine Auflistung aller Feiertage und Ferien. Hier kannst du festlegen, ob der Standort an diesen Tagen geöffnet bleibt oder geschlossen ist.
In jedem Kurstermin, den du anlegst, steht dir der Schalter “Schließtage ausfallen lassen” zur Verfügung. Damit kannst du entscheiden, ob Schließtage bei diesem Kurs berücksichtigt werden sollen. Aktivierst du diesen Schalter, werden automatisch alle im Standort hinterlegten Schließzeiten als “Tag fällt aus” markiert.
Wenn du mit der anteiligen Abrechnung arbeitest und zusätzlich den Schalter “Schließtage nicht berechnen” aktiviert hast, werden diese Tage nicht als “fällt aus” markiert - stattdessen erhalten sie ein rotes Label mit der Bezeichnung “Schließtag”. Diese Tage werden für den Kunden ebenfalls als “fällt aus” angezeigt, jedoch bei einer Wochen- oder Monatslaufzeit mit aktivierter anteiliger Abrechnung nicht berechnet.

Wie funktioniert die Warteliste in kutego®?​

Wenn du im Kurs die Warteliste aktivierst, können sich Kunden auch nach Erreichen der Teilnehmergrenze anmelden. Sobald ein Teilnehmer absagt kannst du die Interessenten der Warteliste kontaktieren und ihnen den Kursplatz anbieten. Du kannst die Warteliste unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurstermins einsehen oder kursübergreifend unter “Kurse > Warteliste” verwalten und bei Bedarf manuell Teilnehmer nachrücken lassen. Möchtest du alle Interessenten auf der Warteliste eines Kurstermins kontaktieren, erstelle eine Mitteilung und wähle als Versandoption den Kurstermin aus und “Keine Teilnehmer”. Aktiviere stattdessen den Schalter “Interessenten von der Warteliste”. Alternativ kannst du ein Angebot erstellen, das der Interessent innerhalb eines von dir definierten Gültigkeitszeitraums annehmen kann.

Wie kann ich Teilnehmer zu einem Kurs hinzufügen oder entfernen?​

Normalerweise wird ein Teilnehmer automatisch durch das Anlegen der Rechnung hinzugefügt (entweder vom Kunden selbst oder durch einen Mitarbeiter). Es gibt jedoch eine alternative Möglichkeit:
Öffne die Teilnehmerliste des Kurstermins. Über „Teilnehmer hinzufügen“ kannst du entweder bestehende Kunden auswählen oder neue Kunden anlegen.

Um einen Teilnehmer zu entfernen, storniere die Rechnung und wähle dabei die Option Teilnehmer aus Kurstermin entfernen. Alternativ kannst du in der Teilnehmerliste auf die … klicken und Teilnehmer entfernen auswählen, um die Rechnung beizubehalten und nur den Teilnehmereintrag zu löschen.

Wie kann ich den Kursstatus ändern (aktiv, ausgebucht, beendet)?​

Der Kursstatus wird automatisch anhand der Daten gesteuert:

  • Aktiv: Kurs ist aktuell buchbar.
  • Ausgebucht: Maximalzahl erreicht.
  • Beendet: Das Enddatum liegt in der Vergangenheit und es ist keine Warteliste oder Info-Agent aktiviert
    Du kannst den Status manuell ändern, indem du den Kurstermin bearbeitest und den Status auf “inaktiv” setzt (der Kurs wird nicht mehr angezeigt, auch nicht im Dashboard-Kalender), den Schalter “als ausgebucht markieren” aktivierst oder die Teilnehmerzahl anpasst.

Wie kann ich Kurse absagen?​

Wenn ein Kurstermin abgesagt werden muss, öffne die Kursterminübersicht und wähle im Aktionsmenü die Option „Absagen“ aus. Dabei kannst du die E-Mail, die an alle Teilnehmer des Kurstermins gesendet wird, direkt bearbeiten. Wählst du den Reiter „Kurstage erstatten“, erhält der Kunde automatisch ein Kundenguthaben, wenn einzelne Kurstage eines bereits gestarteten Kurstermins abgesagt werden. Wird der gesamte Kurs jedoch bereits vor Beginn abgesagt, wird die Rechnung durch diese Funktion automatisch storniert. Unter Finanzen > Stornierungen kannst du die Stornorechnungen einsehen und – falls diese bereits bezahlt wurden – entscheiden, wie mit der Rückerstattung verfahren werden soll.

Wie kann ich Kurstermine verschieben?​

In der Übersicht der Kurstermine eines Kurses kannst du über den Aktions-Button einen Termin verschieben. Dabei legst du fest, ab welchem Datum die Verschiebung erfolgen soll, und hast die Möglichkeit, zusätzliche Kurstage anzuhängen. Diese Funktion verschiebt die bereits geplanten Kurstage exakt um den ausgewählten Zeitraum. Alle angemeldeten Teilnehmer werden automatisch per E-Mail oder SMS über die Terminänderung informiert.
Für individuelle Anpassungen öffne den Kurstermin, wechsle zum Reiter “Tage”, markiere die gewünschten Tage als “fällt aus” und füge neue Tage hinzu.

Wie kann ich sehen, welche Kunden sich für einen Kurs angemeldet haben?​

Öffne die Kursterminübersicht und klicke in der Zeile des gewünschten Kurstermins auf den blauen Button mit der maximalen Teilnehmerzahl, um direkt die Teilnehmerliste zu öffnen. Dort siehst du alle Anmeldungen inklusive Buchungsdatum, Zahlungsstatus, E-Mail-Adresse und optionaler Notizen. Du kannst Teilnehmerlisten drucken oder als CSV-Datei exportieren, z. B. für die Kursleitung.

Wie kann ich Anwesenheiten im Kurs erfassen?​

Öffne die Teilnehmerliste und klicke auf das Fragezeichen-Symbol rechts neben dem Teilnehmer, um die Anwesenheit zu verwalten. Alternativ kannst du über die Tools alle Teilnehmer gleichzeitig abhaken. Zudem besteht die Möglichkeit, den automatischen QR-Code für den Check-In zu nutzen.

Wie kann ich Kurslisten oder Teilnehmerlisten drucken?​

In der Teilnehmerliste findest du oben rechts die Buttons “Tagesliste ausdrucken” oder “Teilnehmerliste ausdrucken”. kutego® erstellt automatisch eine druckoptimierte Teilnehmerliste. Alternativ kannst du die Liste auch als CSV-Datei exportieren, um sie digital weiterzuverarbeiten. Für individuelle Druckansichten kannst du die Spalten der Teilnehmerliste selbst filtern und über Tools > “Teilnehmerliste drucken” drucken – dabei wird deine individuelle Spaltenfilterung berücksichtigt.

Wie kann ich einen Kurs aus der Webseite ausblenden?​

Wenn ein Kurs weder auf deiner Webseite noch im Kundenportal sichtbar sein soll, öffne den Kurs und setze den Schalter auf “inaktiv”. Dadurch wird der Kurs weder auf der Webseite noch im Dashboard angezeigt – weder für Mitarbeiter noch für Kunden. Sollten bestimmte Kurse zwar nicht öffentlich sichtbar sein, aber dennoch für eingebuchte Kunden und Mitarbeiter im Dashboard angezeigt werden, kannst du alternativ die gesamte Kurskategorie im Kursmodul ausblenden. Der Kurs bleibt aktiv, wird jedoch nicht auf der Webseite angezeigt.

Wie kann ich den Kursleiter eines Kurses ändern?​

Wenn du einen neuen Kurs anlegst, kannst du direkt einen Kursleiter für diesen Kurs auswählen. Dieser wird automatisch an allen Kurstagen hinterlegt. Möchtest du den Kursleiter für den gesamten Kurs wechseln, öffne den Kurstermin, klicke auf „Bearbeiten“ und wähle den neuen Dozenten aus. kutego® aktualisiert den Kursleiter automatisch in allen zukünftigen Kurstagen. Wenn du den Kursleiter nur an einzelnen Kurstagen ändern möchtest, öffne die Teilnehmerliste des betroffenen Kurstages. Oben links kannst du auswählen, welcher Kursleiter die Vertretung übernimmt, und den bisherigen Kursleiter auschecken. So bleibt der Dozentenwechsel für diesen Tag korrekt dokumentiert.

Wie sage ich einzelne Kurstage ab?​

Hier stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung.

  1. Du kannst einen einzelnen Kurstermin öffnen und im Reiter “Tage” auf das rote X hinter dem jeweiligen Datum klicken. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du wählen kannst, ob der Tag als “fällt aus” markiert oder gelöscht werden soll. Ich empfehle dir, bei Kursen, in denen bereits Kunden eingebucht sind, stets die Option “fällt aus” zu wählen, damit für die Kunden klar dokumentiert ist, dass dieser Kurstag nicht stattfindet. Beim Speichern wirst du gefragt, ob die Kunden automatisch darüber informiert werden sollen. Wenn du dies bestätigst, erhalten sie eine aktualisierte Terminliste.

2. Sollte an einem Tag beispielsweise aufgrund von Krankheit alle Kurse eines bestimmten Kursleiters abgesagt werden müssen, gehst du auf “Unternehmen” > “Abwesenheiten” und legst eine Abwesenheit für den betreffenden Mitarbeiter an. Dabei hast du die Möglichkeit, den Schalter “Kurse/Termine absagen” zu aktivieren. So werden automatisch alle Kurse und Einzeltermine im Zeitraum der angelegten Abwesenheit auf “fällt aus” gesetzt.

3. Die dritte Option ist, dass alle Kurse eines bestimmten Standorts abgesagt werden müssen. In diesem Fall gehst du auf “Unternehmen” > “Standorte” > Reiter “Schließtage” und hinterlegst dort die gewünschten Schließzeiten. Alle Kurse, bei denen der Schalter “Schließtage ausfallen lassen” aktiviert ist, berücksichtigen automatisch die hinterlegten Schließzeiten. Die betroffenen Kunden werden per E-Mail informiert.

Wie kann ich Zusatzangebote wie Intensivkurse, Workshops oder Seminare einpflegen?​

Alle Angebote mit einem klar definierten Start- und Endzeitpunkt legst du als Blockkurs an. Dazu erstellst du zunächst eine Kategorie, wie beispielsweise “Intensivkurs” oder “Workshop und Seminare”, und fügst anschließend unter “Kurse > Kurstermine” die entsprechenden Workshops oder Seminartermine hinzu. Wenn dein Angebot online stattfindet, kannst du unter „Unternehmen Standorte“ einen variablen Online-Standort hinterlegen. Im Kurstermin kannst du den zusätzlichen Infotext nutzen, um dort die Zugangsdaten für euer Meeting einzufügen. Der Kunde erhält automatisch mit der Buchungsbestätigung den entsprechenden Link zu deinem Online-Angebot.

Wie kann ich die Anwesenheit von Teilnehmern pflegen?​

Der Status wird über den jeweiligen Vertrag oder die Teilnehmerliste gesteuert. Über Tools kannst du mehrere Teilnehmer gleichzeitig ändern.

Wie kann ich Kursgebühren anpassen oder Rabatte vergeben?​

Öffne den Kurs und navigiere zum Reiter „Kundenpreise“. Dort hast du die Möglichkeit, den Kurspreis anzupassen oder einen individuellen Preis für eine bestimmte Preisgruppe festzulegen. Änderungen wirken sich ausschließlich auf zukünftige Buchungen aus – bestehende Buchungen bleiben unverändert, um die Konsistenz der Abrechnung sicherzustellen. Wenn du deinen Kurs mit einer Rabattaktion bewerben möchtest, kannst du unter Finanzen > Gutscheine einen Rabattcode für den jeweiligen Kurstermin erstellen. kutego® prüft bei der Buchung automatisch, ob der Rabatt für den ausgewählten Kurstermin gültig ist.

Wie kann ich Kurse oder Teilnehmergruppen gezielt kontaktieren?​

Öffne die Teilnehmerliste und wähle “Mitteilung an Teilnehmer”. Hier kannst du allen Kursteilnehmern gleichzeitig eine E-Mail oder SMS schicken – etwa bei kurzfristigen Änderungen. Wenn du eine gespeicherte Mitteilungsvorlage auswählst, fügt kutego® automatisch die passenden Platzhalter ein.

Wie kann ich Kursabsagen oder Kursausfälle in der Kommunikation an Kunden weitergeben?​

Wenn du den Kurstermin bearbeitest und einen Tag auf “fällt aus” setzt, wirst du automatisch gefragt, ob die Teilnehmer per E-Mail darüber benachrichtigt werden sollen. kutego® protokolliert den Versand automatisch, sodass du jederzeit nachverfolgen kannst, wer informiert wurde.

Wie kann ich Kurse archivieren oder löschen?​

Abgeschlossene oder nicht mehr benötigte Kurse kannst du über das Aktionsmenü > Archivieren aus der aktiven Übersicht ausblenden. Alle Daten bleiben erhalten, werden aber in der Kursterminübersicht nicht mehr angezeigt. Wenn du einen Kurs löschen möchtest, ist das nur möglich, solange keine Buchungen oder Rechnungen damit verknüpft sind. Andernfalls bleibt nur das Archivieren, um die Daten revisionssicher zu behalten. Archivierte Kurse kannst du über den Button “Archiv” oben links jederzeit einsehen und bei Bedarf Wiederherstellen.

Wie kann ich Kurse nach Standort, Dozent oder Zeitraum filtern?​

In der Kursübersicht stehen dir umfangreiche Filteroptionen zur Verfügung. Du kannst gezielt nach Standort, Dozent, Zeitraum, Status oder Auslastung filtern. So erhältst du in wenigen Klicks eine strukturierte Übersicht deiner aktiven, kommenden oder abgeschlossenen Kurse.

Wie kann ich eine Kursreihe anlegen oder fortsetzen?​

Eine Kursreihe wird in kutego® als Kursabonnement bezeichnet. Dafür legst du zunächst in der Kurskategorie die gewünschte Kategorie als Blockkurs fest und aktivierst den Schalter „Abonnement Kursreihe“. Anschließend kannst du im Bereich “Kurstermine” deinen ersten Kurstermin anlegen. Um daraus eine fortlaufende Kursreihe zu erstellen, wähle über Aktion > Kopieren den bestehenden Kurs aus, um ihn zu duplizieren. kutego® zeigt dir automatisch an, dass du nun den Folgekurs für deinen Erstkurs anlegst. Hier kannst du die Bezeichnung, den Zeitraum und alle weiteren Kursdetails individuell anpassen. So entsteht eine fortlaufende Kursreihe mit klarer Struktur und zusammenhängender Abrechnung.

Wie kann ich Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen umbuchen?​

Die Vorgehensweise beim Umbuchen hängt davon ab, ob es sich um einen Blockkurs oder einen Dauerkurs (Abonnementkurs) handelt:

  • Teilnehmer eines Blockkurses umbuchen:
    • Öffne die Teilnehmerliste des Kurses und klicke auf die drei Punkte (Aktionen) neben dem betreffenden Teilnehmer.
    • Wähle dort „in anderen Kurstermin verschieben“. kutego® zeigt dir alle verfügbaren Zielkurse an, in die der Teilnehmer verschoben werden kann.
    • Nach Bestätigung wird der Teilnehmer zum gewählten Stichtag automatisch aus dem ursprünglichen Kurs ausgetragen und in den neuen Kurs übernommen. Diese Änderung wird auf der Rechnung dokumentiert.
  • Teilnehmer eines Dauerkurses (Kursabonnements) umbuchen:
    • Öffne den zugehörigen Vertrag und wechsle in den Reiter „Vertragsdaten“.
    • In der Zeile „Kurs“ kannst du einen anderen Kurs auswählen. Es werden nur Kurse angezeigt, die zur gleichen Vertragslaufzeit gehören.
      So stellt kutego® sicher, dass der Teilnehmer nur innerhalb von Kursen mit den gleichen Vertragsbedingungen und Konditionen verschoben wird.

Wie kann ich einen laufenden Kurs um zusätzliche Termine erweitern?​

Öffne den betreffenden Kurs und passe das Enddatum in den Kursdetails an. Wechsle danach in den Reiter „Termine“. Dort kannst du über den Button „Tag hinzufügen“ neue Kurstage anlegen. Alle Teilnehmer können optional per E-Mail über die hinzugefügten Termine informiert.

Wie kann ich Teilnehmer automatisch über Kursänderungen informieren?​

Wenn du einen Kurs verschiebst oder absagst, öffnet kutego® automatisch ein Benachrichtigungsfenster. Hier kannst du festlegen, ob alle betroffenen Teilnehmer per E-Mail oder SMS informiert werden sollen.
Außerdem wirst du beim Ändern von einzelnen Kursdetails (z. B. Uhrzeit, Standort, Datum) gefragt, ob die Teilnehmer über diese Änderung per E-Mail informiert werden sollen. Wenn du dies bestätigst, erhalten die Teilnehmer automatisch eine E-Mail mit den geänderten Kursdetails und einer aktualisierten Terminliste im Anhang.

Wie kann ich bei hoher Nachfrage zusätzliche Kurse anlegen?​

Wenn ein Kurs ausgebucht ist, kannst du über Aktionen > Kurs kopieren den bestehenden Kurstermin duplizieren. kutego® übernimmt automatisch alle Kursinformationen, sodass du nur den Zeitraum, die Kursbezeichnung oder den Dozenten anpassen musst. So kannst du bei hoher Nachfrage sofort weitere Plätze anbieten.

Wie kann ich Kursausfälle dokumentieren, ohne den Kurs zu löschen?​

Wenn ein oder mehrere Kurstage ausfallen, öffne den Kurs und wechsle zum Reiter „Tage“. Klicke auf das rote X neben dem entsprechenden Tag und wähle anschließend „fällt aus“.
Neben dem als „fällt aus“ markierten Tag erscheint nun ein Button mit der Bezeichnung „noch nicht erstattet“. Möchtest du eine Erstattung für den Kurstag veranlassen, klicke auf diesen Button. Alle Teilnehmer, die zu diesem Zeitpunkt in der Teilnehmerliste eingetragen sind, erhalten automatisch ein Kundenguthaben in Höhe des von dir festgelegten Erstattungspreises pro Kurstag.

Beim Speichern kannst du optional die Kunden informieren, sodass sie eine E-Mail über die Änderung des Kurstermins sowie eine aktualisierte Terminliste erhalten. Bereits bestehendes Kundenguthaben wird automatisch mit neuen Buchungen oder Systemrechnungen verrechnet. Für deine Buchhaltung findest du diese Tageserstattungen im Bereich Finanzen > Quittungen, diese sind buchhalterisch wie Teilstornierungen zu behandeln.

Wie kann ich einen Ersatztermin für einen ausgefallenen Kurstermin anlegen?​

Öffne den Kurs, gehe zu „Tage“ und klicke unterhalb der Kurstermine auf „Tag hinzufügen“. Wähle Datum und Uhrzeit aus und bestätige den neuen Termin. kutego® informiert automatisch alle Teilnehmenden über den Ersatztermin und passt die Anwesenheitslisten entsprechend an. Wenn du einen “Nachholtag” anlegen möchtest, füge den Tag im Reiter “Nachholtage” hinzu. Diese Funktion ermöglicht allen Teilnehmern mit offenen Nachholtagen, ihren Anspruch im gleichen Kurstermin wahrzunehmen.

Wie kann ich Teilnehmer automatisch über freie Plätze informieren?​

Wenn die Warteliste eines Kurses aktiviert ist, kannst du Interessenten benachrichtigen, sobald ein Platz frei wird. Dafür gehst du auf Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen, wählst den Kurstermin aus und die Versandoption “Keine Teilnehmer” - stattdessen aktivierst du den Schalter “Warteliste”. So werden alle Interessenten eines Kurstermins mit einer Nachricht angeschrieben. Alternativ kannst du den Interessenten ein Angebot über den Kursplatz stellen, das zeitlich begrenzt angenommen werden kann.

Wie kann ich Teilnehmer-Feedback nach einem Kurs einholen?​

Erstelle unter Kommunikation > Mitteilungen eine neue Nachricht mit dem Schalter „Vorlage: Ja“ und hinterlege deine Fragen oder einen Link zu einem Feedbackformular. Verknüpfe die Vorlage anschließend mit dem Kurstermin, indem du im Kurstermin “terminierte Mitteilungen” einen Stichtag für den Versand aktivierst. kutego® sendet die Nachricht zum Stichtag automatisch an alle Teilnehmer.

Wie kann ich Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate automatisch versenden?​

Unter Kurse > Tools > Zertifikate kannst du eigene Vorlagen für Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate anlegen. Sobald ein Kurs abgeschlossen ist, kannst du diese über die Kursübersicht > Aktion > Zertifikate generieren gesammelt generieren und automatisch per E-Mail an alle Teilnehmenden versenden. Die angelegten Platzhalter werden dabei automatisch ausgefüllt und die Bescheinigung so entsprechend personalisiert.

Wie kann ich sehen, welche Kurse noch unbezahlte Teilnehmer haben?​

Öffne Finanzen > Rechnungen und filtere die Spalte „Status“ nach “offen”. Über einen Klick kannst du direkt in die zugehörigen Rechnungen springen. So behältst du jederzeit den Überblick über offene Forderungen.
Im Kurstermin kannst du in der Teilnehmerliste auch den Rechnungsstatus einsehen. Dadurch hast du die Möglichkeit, Kunden direkt im Kurs anzusprechen, die sich noch im Zahlungsverzug befinden.

Wie kann ich Kursgebühren in Raten abrechnen?​

Wenn du einen Kurs in Raten anbieten möchtest, öffne den Kurs und aktiviere im Reiter “Preise” den Schalter „Ratenzahlung“. Lege die Anzahl der Raten fest, die Höhe wird von kutego® automatisch passend ermittelt. kutego® erstellt automatisch monatlich die entsprechenden Teilrechnungen, bis die Raten aufgebraucht sind.

Wie kann ich Kursleitern Zugriff auf ihre Teilnehmerlisten geben?​

Unter Unternehmen > Benutzerrolle kannst du für jeden Kursleiter festlegen, dass er Zugriff auf seine eigenen Kurse und Teilnehmerlisten oder alle (kursübergreifend) hat. So kann er Anwesenheiten erfassen, Notizen hinzufügen oder Teilnehmerdaten einsehen – jedoch keine sensiblen Finanzinformationen. Diese eingeschränkte Ansicht sorgt für Transparenz bei gleichzeitiger Datensicherheit.

Wie kann ich Kursvertretungen eintragen und dokumentieren?​

Wenn ein Kursleiter an einem Kurstag vertreten wird, öffne den entsprechenden Termin in der Teilnehmerliste. Oben links kannst du im Feld „Kursleiter“ den regulären Kursleiter auschecken (Klick auf den Button mit seinem Namen) und den Vertretungslehrer auswählen. kutego® speichert diese Änderung nur für den gewählten Tag und dokumentiert sie in der Kursübersicht. So bleibt nachvollziehbar, wer an welchem Termin unterrichtet hat und die Zeiterfassung erfasst den korrekten Kursleiter, für den jeweiligen Kurstag.

Um einen Kursleiter für einen längeren Zeitraum auszutragen, navigiere zu Unternehmen > Abwesenheiten und trage seine Abwesenheit ein. Aktiviere dabei den Schalter “Von Kurstermin auschecken”. Im Dashboard kannst du anschließend nach Kursterminen ohne Kursleiter filtern, um sofort zu erkennen, an welchen Tagen noch eine Vertretung benötigt wird.

Wie kann ich Kurse archivieren, ohne sie zu löschen?​

In der Kursübersicht kannst du über Aktionen > Archivieren abgeschlossene oder abgelaufene Kurse ausblenden. Die Kursdaten bleiben vollständig erhalten und können jederzeit wieder eingeblendet werden. So bleibt deine Übersicht aktuell, ohne dass Daten verloren gehen.

Wie kann ich automatische Kursbestätigungen an Teilnehmer senden?​

kutego® sendet nach jeder Buchung automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Diese enthält alle Kursdetails, Zahlungsinformationen und – falls hinterlegt – die Stornierungsbedingungen. Die Vorlage kannst du unter Kommunikation > System-E-Mails individuell anpassen.

Gibt es die Möglichkeit, die Anzahl freier Plätze auch bei Dauerkursen anzeigen zu lassen?​

Bei Dauerkursen hängt der nächstmögliche Kursstart von der gewählten Laufzeit ab.
Die Verfügbarkeit der Plätze variiert je nach Vertragsart (z. B. Kartenvertrag oder automatisch verlängernde Wochen- bzw. Monatslaufzeit) und kann sich von Kurstag zu Kurstag unterscheiden.
Da der Kursstart bei Dauerkursen erst nach Festlegung der Laufzeit berechnet werden kann
– die Software prüft im Hintergrund, ab welchem Zeitpunkt die gewählte Laufzeit vollständig eingebucht werden kann –
kann sich dieses Datum beispielsweise bei der Wahl einer 1er-Karte im Vergleich zu einer unbefristet verlängernden Wochenlaufzeit unterscheiden.

Aus diesem Grund kann diese Information bei Dauerkursen nicht pauschal angegeben werden.

Wie erstelle ich Kurszertifikate oder Teilnahmebestätigungen?​

Über die Funktion „Kurse Zertifikate“ kannst du für deine Teilnehmer individuelle Teilnahmebescheinigungen, ZPP-Zertifikate oder Urkunden erstellen. Dabei ist es möglich, Platzhalter zu verwenden, die beim Generieren automatisch mit den entsprechenden Daten für einen Kurstermin ausgefüllt werden. Nachdem du dein gewünschtes Dokument unter „Kurse Zertifikate“ gespeichert hast, kannst du die Zertifikate entweder direkt aus der Terminübersicht oder aus der Teilnehmerliste erstellen. Die Zertifikate können anschließend heruntergeladen werden, um sie auszudrucken und persönlich zu überreichen, oder sie können automatisiert per E-Mail an die Teilnehmer versendet werden.